ENSRETNING AF DE ELEKTRONISKE PLATFORME FOR ESPD’ET

Med hensigten at lette transaktionsomkostninger ved indhentning af dokumentation fra virksomheder i udbudsprocessen, blev European Single Procurement Document (ESPD) etableret. ESPD’et er en skabelon, som tilbudsgivere skal udfylde med oplysninger om, hvordan de opfylder kravene til egnethed, og hvis relevant, om de opfylder ordregiverens udvælgelseskriterier, samt at de ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund. 

Ved introduktionen af ESPD’et i 2017 forekom store udfordringer på både ordregiver- og tilbudsgiversiden. Dette skyldes hovedsageligt, at EU-Kommissionen ikke tidligt nok var klar med en skabelon for ESPD’et, og at Kommissionen var utydelige om, hvorvidt Kommissionens eget ESPD-værktøj skulle benyttes. Implementeringen af ESPD’et har dermed ledt til udfordringer, som særligt er uhensigtsmæssige for iværksættere og SMV’er:

Uensartet udformning af ESPD-skabelonerne
Fra foråret 2017 og frem har de forskellige udbudsformidlere i Danmark kunnet tilbyde hver deres ESPD-skabelon, som benyttes i de udbud, som de respektive udbudsformidler faciliterer. Dette har ført til uensartet udformning af ESPD-skabelonerne, hvilket kræver særtilpassede udfyldning fra virksomheder og fjerner muligheder for datagenbrug på tværs. Dette har både givet anledning til fejl og ekstra administrativt besvær, men også vanskeliggjort genbrug af ESPD’et i forskellige udbudssystemer. Erhvervslivets organisationer har i september 2017 henvendt sig samlet til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen med en fælles opfordring til tilpasning af brugen af ESPD’et i Danmark, så ensartetheden samt muligheden for datagenbrug på tværs af udbyder sikres. Dog uden, at dette har ført til nogen ændring. 

Regelforum har tidligere sat fokus på problemstillingen i anbefaling nr. 46 ”Ensartethed og bedre muligheder for datagenbrug i de elektroniske udbudssystemer”. Denne anbefaling afventer evalueringsarbejdet af udbudsloven.

I Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens evaluering af udbudsloven fra maj 2021 er udfordringen adresseret, hvoraf det følger, at den manglende ensartethed kan være en barriere for konkurrencen, da særligt SMV’er er udfordret af at skulle gøre sig bekendt ved flere forskellige formater, jf. s. 108 i evalueringen. 
 

Potentiale     

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen henviser i deres evalueringsrapport af udbudsloven til en undersøgelse af virksomheders oplevede barrierer ved deltagelse i offentlige udbud. I undersøgelsen angiver godt 20 procent af små virksomheder, at der stilles for store krav til dokumentation i forbindelse med ESPD’et. Der er dermed god mulighed og et potentiale for at reducere denne barriere, som afholder virksomheder fra at byde på offentlige kontrakter. Ved at ensrette ESPD skabelonerne lettes iværksætters og mindre virksomheders administrative og tidskrævende byrde, hvilket vil reducere deres transaktionsomkostninger forbundet med udbudsprocesser. Dette vil lede til øget fokus på virksomhedernes kerneforretning og forbedring af produktivitet, som til gengæld vil styrke kvalitet og innovation i opgaveløsningen.

Relevant regulering    

Udbudslovens § 148 vedrørende European Single Procurement Document, og udbudslovens § 151, stk. 2. 

Yderligere oplysninger  

• Dansk Industri Dansk Erhverv, Akademikerne, SMVdanmark og Fagbevægelsens Hovedorganisation deltager i Forum for Offentlig-Privat Samarbejde (FOPS) under Erhvervsministeriet. Her fremlægges ligeledes anbefalinger til revidering af udbudsloven, bl.a. med henblik på at reducere transaktionsomkostninger og øge innovation og kvalitet i udbud, hvilket vil gøre det lettere for SMV’er og iværksættere at deltage i udbud. 
• Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen er i gang med at evaluere udbudsloven og har fremlagt en evalueringsrapport i foråret 2021, der blandt andet berører udfordringer for iværksættere og SMV’er, som vedrører disse anbefalinger
   

Svar til Regelforum

Regelforum anbefaler, at de elektroniske platforme for ESPD’et ensrettes, for derved at udvikle ESPD’et med henblik på at sikre genkendelighed på tværs og datagenbrug for tilbudsgivere. Denne anbefaling er i tråd med Regelforums tidligere anbefaling nr. 46, som omhandlede ensartethed og bedre muligheder for datagenbrug i de elektroniske udbudssystemer. 

Som det også fremgår af regeringens svar på anbefaling 46, er der væsentlige potentialer i digitaliseringen af danske udbudsprocesser, som kan bidrage til at nedbringe unødvendige transaktionsomkostninger for både offentlige myndigheder og tilbudsgiverne. Med aftalen En ny reformpakke for dansk økonomi har regeringen besluttet, at der skal laves en national elektronisk løsning til håndtering af de offentlige udbudsprocesser, der skal udgøre et single point of entry for virksomheder, der ønsker at afgive tilbud. Dermed vil tilbudsgiverne kun skulle anvende ét system til afgivelse af tilbud. Løsningen integreres med offentlige registre, så datagenbrug tillades. Det vil konkret indebære, at det bliver nemmere at udfylde det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD’et), ligesom dokumentationsfasen på sigt automatiseres mest muligt, da serviceattesten integreres i systemet. En national elektronisk løsning til håndtering af de offentlige udbudsprocesser vil derfor sikre en standardiseret implementering af ESPD’et og på længere sigt e-forms.

I forbindelse med Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens evaluering af udbudsloven har flere høringsparter givet udtryk for, at anvendelsen af ESPD’et, trods gode intentioner, er uforholdsmæssigt omkostningstungt at anvende for både tilbudsgivere og ordregivere, hvilket blandt andet tilskrives de forskellige digitale udbudssystemers opsætning, som vanskeliggør genbrug af ESPD’et i forskellige udbudssystemer. Evalueringen påpeger, at disse udfordringer kan adresseres gennem en mere effektiv og ensartet/standardiseret (digital) udbuds- og dokumentationsproces. 

Det fremgår desuden af evalueringen, at en større ensartethed i de ESPD’er, som tilbudsgiveren skal anvende, også kan give en større klarhed, eftersom tilbudsgiverne lettere kan lære, hvordan og hvad der skal udfyldes. Det kan også medvirke til at sænke transaktionsomkostningerne, i det der skal bruges mindre tid på udfyldelse af ESPD’et. Særligt SMV’er vil kunne drage fordel af en ensartethed i ESPD’et, eftersom omkostningerne ved de forskellige formater fylder relativt mere for mindre virksomheder end for store.

Regeringens afrapportering på anbefaling

I juni 2023 orienterede Erhvervsministeren Erhvervsudvalget om status for arbejdet med etablering af MitUdbud. I orienteringen fremgår det, at MitUdbud skal udvikles som en fleksibel komponentbaseret løsning. En af de komponenter, som MitUdbud udvikler, er en ESPD-komponent. ESPD-komponenten skal gøre det nemmere for en ordregiver at oprette et ESPD og for tilbudsgiver at besvare et ESPD. ESPD-komponenten skal bidrage til større ensartethed og genkendelighed for virksomhederne. MitUdbud udvikler også en datahub-komponent, som bidrager med bedre genbrug af virksomhedsoplysninger særligt møntet på ESPD’et.
 
I forhold til denne anbefaling fra Regelforum vil datahub-komponenten og ESPD-komponenten sikre større genkendelighed på tværs og datagenbrug for tilbudsgivere når de skal udfylde ESPD’et. 
 
ESPD-Komponenten forventes at være færdigudviklet ultimo 2025. Det er muligt at følge udviklingen undervejs. Læs mere på MitUdbuds hjemmeside.