Baggrund og Problem
Problem
I 2019 blev det obligatorisk for offentlige ordregivere at foretage hele udbudsprocessen digitalt. I Danmark sker den digitale udbudsformidling i en markedsmodel, hvor der aktuelt er minimum 9-10 udbydere. Disse forskellige udbudssystemer understøtter en fuld digital håndtering af udbud og kontrakter mellem offentlige ordregivere og tilbudsgivere. Ordregiverne vælger en blandt disse systemer til udbud, hvorimod tilbudsgiverne skal benytte det system, som ordregiveren har valgt til det konkrete udbud.
De enkelte systemer er forskellige med for eksempel forskellig rækkefølge, forskellige elementer osv., og det er ikke muligt at genbruge indtastede data fra ét system i et andet. Ligesom det ikke er muligt automatisk at overføre oplysninger fra offentlige registre i systemerne. Dette giver tilbudsgiverne unødvendige transaktionsomkostninger og skaber risiko for fejl.
Ingen datagenbrug
Når virksomheder deltager i udbudsprocesser og afgiver tilbud til offentlige ordregivere, skal de vedlægge European Single Procurement Document, ESPD, der en kompleks tro- og loveerklæring. ESPD’en håndteres forskelligt i de forskellige systemer og gør ikke brug af eksisterende data, men skal udfyldes forfra hver gang.
Det er ikke muligt at overføre data fra det ene system til det andet. Samtidig kan systemerne ikke indhente data fra nationale registre, hvorfor virksomhederne manuelt må indtaste og indhente oplysninger hver gang.
Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et skal virksomheder derudover indhente en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen til 750 kr. pr. gang. Hvis udbudssystemerne kan trække data fra offentlige registre kan det overflødiggøre helt, at virksomheder i forbindelse med offentlige udbud skal indhente serviceattesten fra styrelsen.
EU-Kommissionen advokerer for datagenbrug og ”Once Only-priciple” for eGovernment med afsæt i Talin-erklæringen. Princippet indebærer, at borgere og virksomheder alene behøver at afgive oplysninger én gang overfor den offentlige sektor, hvorefter dataudveksling på tværs af forskellige grene af den offentlige sektor sikrer genbrug af data. Ifølge Kommissionen gælder princippet også for udbudsformidling.
Betalingsmodel
Det er ordregiverne, der beslutter, hvilket system, de vil bruge. Tilbudsgiverne bliver nødt til at bruge de systemer, ordregiverne har valgt i de enkelte udbud. Eftersom virksomhederne hermed bliver nødt til at forholde sig til en række forskellige systemer bliver de påført ekstra administrative omkostninger til håndtering heraf.
Aktuelt ses flere betalingsmodeller i udbudssystemerne. Eksempelvis har en udbudssystem-leverandør krav om, at hver tilbudsgiver kun kan have én gratis bruger, mens alle øvrige brugere skal betale. For mellemstore og store virksomheder løber dette op i betydelige summer. Dette til trods for, at der ifølge udbudsdirektivet skal være vederlagsfri adgang til udbudsmaterialer, hvilket er bekræftet af erklæring fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen den 9. juli 2019.
Anbefaling
Anbefaling
Det anbefales, at markedet for udbudsformidling digitaliseres yderligere med fokus på datagenbrug ud fra ”once only-princippet”. Der anbefales strammere regulering, der dels sikrer en større ensartethed og genkendelighed i udbudssystemerne, og dels skaber mulighed for datagenbrug på tværs af systemer og fra offentlige registre. Sidstnævnte indebærer en indsats med at skabe nye digitale adgange og tilknyttede sikkerhedsforanstaltninger til relevante offentlige registre.
Ligeledes anbefales det at sikre reel vederlagsfri adgang ved at hindre mulighed for, at der kan opkræves betaling for adgang – uanset for eksempel antal adgange hos en tilbudsgiver eller andet.
Større ensartethed, bedre muligheder for genbrug af eksisterende data osv. vil nedbringe virksomhedernes transaktionsomkostninger i forbindelse med tilbudsafgivning til det offentlige og minimere risikoen for fejl.
Erfaringer fra udlandet
I Danmark er der etableret i hvert fald 9-10 udbudssystemer/-portaler, hvorved Danmark er det land i hele EU, der har flest udbudssystemer. Det er betydeligt flere end i sammenlignelige lande. I Sverige og Norge er der etableret henholdsvis 5 og 6 portaler, hvorimod Tyskland og Frankrig har blot 2-3. Resten af de europæiske lande har typisk én eller to portaler.
I Estland og Finland er oplysningerne fra offentlige registre indbygget i e-udbudssystemerne.
Potentiale
Alle virksomheder, der byder på offentlige opgaver, er berørt. Det gælder virksomheder inden for forskellige brancher og størrelser. For mellemstore og store virksomheder, der løbende er i gang med mange tilbud, er der tale om en betydelig byrde, såvel økonomisk som administrativt. Denne gruppe virksomheder vil også have stor fordel af en afskaffelse af muligheden for at opkræve gebyr for alle efter den første abonnent i virksomheden.
Hvis det sikres, at oplysningerne i Serviceattesten kan indhentes i systemerne vil det betyde en væsentlig lettelse og sparede omkostninger for mange – også de helt små – virksomheder.
De sparede administrative omkostninger kommer blandt andet af mindre behov for informationsindsamling, mindre behov for kontrol af opsætning og oplysninger og besparelser til for eksempel Serviceattesten eller betaling for abonnement på systemerne.
Relevant regulering
EU’s udbudsdirektiver, udbudsloven og tilknyttede bekendtgørelser.
Regeringens svar
Der er væsentlige potentialer i digitaliseringen af danske udbudsprocesser. Derfor følges anbefalingen delvist om at skabe bedre vilkår for virksomhedernes muligheder for datagenbrug, større genkendelighed og gøre det nemmere for særligt SMV’ere at byde på offentlige udbud. Den delvise gennemførelse af anbefalingen sker gennem initiativet MitUdbud, der er etableret i et samarbejde mellem Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen og Erhvervsstyrelsen, og som udvikles af Erhvervsstyrelsen.
MitUdbud skal gøre udbud mere tilgængelige for virksomheder blandt andet gennem datagenbrug og intuitiv søgning. På den måde har virksomhederne nemmere ved at finde de rette tilbud og derigennem afgive flere tilbud mere effektivt.
MitUdbud udvikles som en fleksibel komponentbaseret løsning i to faser. Den fleksible komponentbaserede løsning indebærer at bygge og udvikle komponenter, som systemudbyderne integrerer til via snitflader, som udstilles af Erhvervsstyrelsen. Der er til en start identificeret tre områder: et overblik og en datahub-komponent, der begge bygges i fase 1 samt en ESPD-komponent, som understøtter, at ordregivere kan oprette deres ESPD og tilbudsgivere kan besvare ESPD’ere. ESPD-komponenten udvikles og bygges i fase 2.
Fase 1 forventes at løbe indtil medio 2024 og fase 2 løber frem til ultimo 2025.
Udviklingen af MitUdbud vil ske i samarbejde med interessenter, herunder markedsaktørerne.