Baggrund og Problem
Når en dansk iværksætter udvikler et nyt produkt, som er målrettet offentlige institutioner såsom kommuner og hospitaler, så er det altafgørende, om virksomheden kan teste eller sælge sin løsning til en dansk offentlig partner. Det kan validere virksomhedens produkt eller løsning og gøre det lettere for virksomheden at afsætte sit produkt eller service på udenlandske markeder.
Nem og enkel adgang til at byde på offentlige udbud er således en væsentlig faktor for disse iværksætteres mulighed for at lykkes og vokse.
Desværre oplever mange iværksættervirksomheder store udfordringer med at byde på udbud og afsætte deres løsninger til det offentlige. Det skyldes bl.a., at det kan være svært at forstå, hvad virksomheden skal afgive af information ved udfyldelsen af ESDP-dokumentet, som virksomhederne skal udfylde til tilbudsgivning på EU-plan. ESPD’et udgør en egenerklæring, som udfyldes elektronisk og skal ledsage en virksomheds ansøgninger og tilbud ved EU-udbud (over tærskelværdierne).
Anbefaling
Anbefaling
Regelforum anbefaler, at der iværksættes tiltag med det formål at øge brugervenligheden i ESDP-løsningen. Initiativerne bør bl.a. have fokus på at fjerne tvivl og fremme forståelsen af den information brugeren skal afgive. En mulig løsning kan være at tilføje forklarende tekstbokse til de enkelte tekstfelter i ESPD.
I forbindelse med udfærdigelsen af forklarende tekstbokse, bør forklaringerne brugertestes på iværksættere og SMVer for at sikre, at formuleringerne er forståelige for brugeren, og dermed opnår den tiltænkte effekt.
Regelforum bemærker, at der ifm. revisionen af udbudsloven pågår en diskussion om samfundsansvar i offentlige udbud, der ikke er taget højde for med de foreslåede anbefalinger.
Relevant regulering
Udbudsloven
Yderligere oplysninger
- Problemstillingen er blevet fremhævet af flere høringsparter ifm. evalueringen af udbudsloven.
- Dansk Industri, Dansk Erhverv, Akademikerne, SMVdanmark og Fagbevægelsens Hovedorganisation deltager i Forum for Offentlig-Privat Samarbejde (FOPS) under Erhvervsministeriet. Her fremlægges ligeledes anbefalinger til revidering af udbudsloven, bl.a. med henblik på at reducere transaktionsomkostninger og øge innovation og kvalitet i udbud, hvilket vil gøre det lettere for SMV’er og iværksættere at deltage i udbud.
- Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen er i gang med at evaluere udbudsloven og har fremlagt en evalueringsrapport i foråret 2021, der blandt andet berører udfordringer for iværksættere og SMV’er, som vedrører disse anbefalinger. Nærværende problemstilling er blevet fremhævet af flere høringsparter ifm. evalueringen.
Regeringens svar
Svar til Regelforum
Regelforum anbefaler, at der iværksættes tiltag med det formål at øge brugervenligheden i ESPD-løsningen. Initiativerne bør bl.a. have fokus på at fjerne tvivl og fremme forståelsen af den information brugeren skal afgive. En mulig løsning kan være at tilføje forklarende tekstbokse til de enkelte tekstfelter i ESPD.
I forbindelse med udfærdigelsen af forklarende tekstbokse, bør forklaringerne brugertestes på iværksættere og SMV’er for at sikre, at formuleringerne er forståelige for brugeren, og dermed opnår den tiltænkte effekt.
Regeringen ønsker at styrke iværksætteres og SMV’ers deltagelse i offentlige udbud, hvor det er væsentligt at skabe de bedste rammer for en effektiv udbudsproces, herunder en mindre byrdefuld tilbudsproces for private virksomheder. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har i september 2020 udgivet en guide, som har til formål at forberede virksomheder i udfyldelsen af et ESPD og dermed gøre virksomhederne bedre i stand til at udfylde et ESPD.
I maj 2021 offentliggjorde Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen en faglig evaluering af udbudsloven, hvor ESPD indgik som et særligt fokusområde. På baggrund af aftalen En ny reformpakke for dansk økonomi har regeringen besluttet, at der skal etableres en national elektronisk løsning til håndtering af de offentlige udbudsprocesser, der skal udgøre et single point of entry for virksomheder, der ønsker at afgive tilbud. Dermed vil tilbudsgiverne kun skulle anvende ét system til afgivelse af tilbud. Løsningen integreres med offentlige registre, så datagenbrug tillades. Det vil konkret indebære, at det bliver nemmere at udfylde det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD’et), ligesom dokumentationsfasen på sigt automatiseres mest muligt, da serviceattesten integreres i systemet. Dermed bliver barriererne for SMV’ers adgang til udbud mindsket, ligesom systemet vil give mulighed for datagenbrug, stordriftsfordele og lavere transaktionsomkostninger og dermed færre byrder for erhvervslivet.
Regeringens afrapportering på anbefaling
I juni 2023 orienterede Erhvervsministeren Erhvervsudvalget om status for arbejdet med etablering af MitUdbud. I orienteringen fremgår det, at MitUdbud skal udvikles som en fleksibel komponentbaseret løsning. En af de komponenter, som MitUdbud udvikler, er en ESPD-komponent. ESPD-komponenten skal gøre det nemmere for en ordregiver at oprette et ESPD og for tilbudsgiver at besvare et ESPD. ESPD-komponenten skal bidrage til større ensartethed og genkendelighed for virksomhederne.
Arbejdet med at udvikle ESPD-komponenten påbegyndes indledningsvis i Q4 2023 med henblik på ESPD-Komponenten forventes at være færdigudviklet ultimo 2025.
I arbejdet med at udvikle ESPD-komponenten vil denne anbefaling fra Regelforum indgå med henblik på at fjerne tvivl og fremme forståelsen af den information tilbudsgivere skal afgive i ESPD’et. Det kan bl.a. være ved hjælp af forklarende tekstbokse.
MitUdbud har fokus på brugervenlighed og har nedsat et brugerpanel, hvor tilbudsgivere og ordregivere inviteres til løbende at brugerteste prototyper på løsningen.
Det er muligt at følge udviklingen undervejs. Læs mere på MitUdbuds hjemmeside.