Skab digital adgang til historiske byggesager i de sidste 17 kommuner, der mangler

Problem      

Historiske byggesager dokumenterer hvordan og hvornår bygningen er opført, ombygning, boligudvidelser, forskellige typer af installationer mm., hvilket er nødvendig information for fremtidige byggesager. Desværre er der stadig 17 kommuner, som endnu ikke tilbyder digital adgang til historiske byggesager. Det er uhensigtsmæssigt af følgende årsager: 

1.    Borgere, virksomheder og sagsbehandlere kan ikke trække data ud digitalt på historiske sagsbehandlinger, som de er afhængige af, men skal i stedet bruge tid på at fremsøge de digitale dokumenter via aktindsigt.

 
2.    Flere kommuner har stadig ikke digitaliseret samtlige byggesager i deres arkiv, hvilket betyder, at flere historiske byggesager ikke er digitalt tilgængelige og at man derfor i stedet skal benytte de fysiske arkiver hos Miljø og Teknik i den pågældende kommuner, hvilket af spild af ressourcer for både borger, virksomhed og sagsbehandlere.  
 
 

Anbefaling 

1.    Regelforum anbefaler, at Social-, Bolig- og Ældreministeriet etablerer det lovgivende grundlag for, at de sidste 17 kommuner tilbyder digital adgang til historiske byggesager via en portal.  
2.    De resterende kommuner skal digitalisere samtlige historiske byggesager, som bør være tilgængeligt via den portal. 
 
Digital adgang til historiske byggesager giver et unikt indblik i en ejendoms historie. De historiske byggesager og tegninger dokumenterer, hvordan og hvornår man har ansøgt om byggetilladelser, landzonetilladelser, dispensationer, erklæringer på VVS og kloakarbejde tegninger, statistiske beregninger, energiberegninger og brandstrategier. mm. hvilket f.eks. er afgørende for fremtidigt byggeri af både ejendommen selv men også andre ejendomme.  
 
Ovenstående anbefaling vil være i tråd med andre af regeringens målsætninger og initiativer, som netop gerne ser en øget digitalisering og adgang til åbne data til gavn for samfundet jf. den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi. 
 
I henhold til direktivet for åbne data, bør der stilles et konkret krav til kommunerne om offentliggørelse af de allerede digitaliserede byggesager jf. arkivloven. Derudover skal der stilles krav til samtlige kommuner om at digitalisere de fysiske arkiver for historiske byggesager.  
Den digitale offentliggørelse af byggesagerne skal dog leve op til regler og krav om beskyttelse af f.eks. personfølsomme oplysninger, hvorfor alle byggesager forventeligt ikke kan offentliggøres.  

Potentiale      

De primært berørte brancher, for hvem denne anbefaling vil have størst potentiale er bygge- og anlægsbranchen og ejendomsmæglere. Disse brancher er afhængige at kunne tilgå historiske byggesager for at gennemføre deres arbejde. Historiske byggesager kan f.eks. give præcedens i forhold til godkendelse af sager, der inkluderer dispensationer ift. Lokalplan, servitutter, bygningsreglement eller anden lovgivning. Dette vil reducere sagsbehandlingstiden og øge byggeeffektivteten.  
 
Den digitale offentliggørelse af historiske byggesager vil samtidig betyde, at borgere, virksomheder og sagsbehandlere ikke i stedet skal bruge tid på at fremsøge de fysiske arkiver hos Miljø og Teknik i de pågældende kommuner, hvilket vil effektivisere arbejdsgangen for de omfattede. 
 
Der findes allerede gode eksempler på kommuner, som har digitaliseret samtlige historiske byggesager til stor gavn for de tidligere beskrevne parter, herunder Københavns Kommune, Århus Kommune, Odense Kommune mm. 
 
I Gladsaxe kommune nævnes flere gevinster ved denne investering. Kommunen bruger langt mindre tid på at fremsøge historiske byggesager i deres fysiske arkiver via aktindsigter, fordi ansøger selv kan fremsøge den historiske byggesag og fremskaffe den relevante information. Det har aflastet kommunen for 8 pct. af deres årsværk. Det betyder også, at kommunen har mindsket deres årlige papirforbrug med ca. 90 kg.  

Relevant regulering   

I henhold til direktivet for åbne data, bør der stilles et konkret krav til kommunerne om offentliggørelse af de allerede digitaliserede byggesager jf. arkivloven. Derudover skal der stilles krav til samtlige kommuner om at digitalisere de fysiske arkiver for historiske byggesager.  
Den digitale offentliggørelse af byggesagerne skal dog leve om til regler og krav om beskyttelse af f.eks. personfølsomme oplysninger, hvorfor alle byggesager forventeligt ikke kan offentliggøres.  

Yderligere oplysninger  

Regelforum har tidligere sendt Anbefaling 58 ”Skab let adgang til bygningsdata” til regeringen. Den tidligere anbefaling 58 handlede om adgang til forbrugsdata, mens denne omhandler historiske byggedata, hvorfor de to ikke er direkte overlappende. 
 

Social-, Bolig- og Ældreministeriet igangsætter en undersøgelse, der har til formål at afdække:
•    omfanget af en evt. digitalisering i kommunerne af historiske byggesager,
•    muligheder for at tilbyde digital offentlig adgang til byggesagerne,
•    argumenter for og imod en sådan indsats samt
•    økonomiske konsekvenser forbundet hermed.
Undersøgelsen vil både fokusere på at afdække antallet og omfanget af historiske byggesager i de 17 kommuner, der ifølge Erhvervslivets EU- og Regelforum ikke tilbyder digital offentlig adgang til historiske byggesager, samt evt. udeståender i de 81 kommuner, der gør.
Kommunerne forventes at blive inddraget i undersøgelsen via spørgeskema og enkelte interviews.
Resultaterne af undersøgelsen forventes af foreligge senest maj 2024, hvorefter der træffes beslutning om videre proces.