Skab digital adgang til historiske byggesager i de sidste 17 kommuner, der mangler

Problem      

Historiske byggesager dokumenterer hvordan og hvornår bygningen er opført, ombygning, boligudvidelser, forskellige typer af installationer mm., hvilket er nødvendig information for fremtidige byggesager. Desværre er der stadig 17 kommuner, som endnu ikke tilbyder digital adgang til historiske byggesager. Det er uhensigtsmæssigt af følgende årsager: 

1.    Borgere, virksomheder og sagsbehandlere kan ikke trække data ud digitalt på historiske sagsbehandlinger, som de er afhængige af, men skal i stedet bruge tid på at fremsøge de digitale dokumenter via aktindsigt.

 
2.    Flere kommuner har stadig ikke digitaliseret samtlige byggesager i deres arkiv, hvilket betyder, at flere historiske byggesager ikke er digitalt tilgængelige og at man derfor i stedet skal benytte de fysiske arkiver hos Miljø og Teknik i den pågældende kommuner, hvilket af spild af ressourcer for både borger, virksomhed og sagsbehandlere.  
 
 

Anbefaling 

1.    Regelforum anbefaler, at Social-, Bolig- og Ældreministeriet etablerer det lovgivende grundlag for, at de sidste 17 kommuner tilbyder digital adgang til historiske byggesager via en portal.  
2.    De resterende kommuner skal digitalisere samtlige historiske byggesager, som bør være tilgængeligt via den portal. 
 
Digital adgang til historiske byggesager giver et unikt indblik i en ejendoms historie. De historiske byggesager og tegninger dokumenterer, hvordan og hvornår man har ansøgt om byggetilladelser, landzonetilladelser, dispensationer, erklæringer på VVS og kloakarbejde tegninger, statistiske beregninger, energiberegninger og brandstrategier. mm. hvilket f.eks. er afgørende for fremtidigt byggeri af både ejendommen selv men også andre ejendomme.  
 
Ovenstående anbefaling vil være i tråd med andre af regeringens målsætninger og initiativer, som netop gerne ser en øget digitalisering og adgang til åbne data til gavn for samfundet jf. den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi. 
 
I henhold til direktivet for åbne data, bør der stilles et konkret krav til kommunerne om offentliggørelse af de allerede digitaliserede byggesager jf. arkivloven. Derudover skal der stilles krav til samtlige kommuner om at digitalisere de fysiske arkiver for historiske byggesager.  
Den digitale offentliggørelse af byggesagerne skal dog leve op til regler og krav om beskyttelse af f.eks. personfølsomme oplysninger, hvorfor alle byggesager forventeligt ikke kan offentliggøres.  

Potentiale      

De primært berørte brancher, for hvem denne anbefaling vil have størst potentiale er bygge- og anlægsbranchen og ejendomsmæglere. Disse brancher er afhængige at kunne tilgå historiske byggesager for at gennemføre deres arbejde. Historiske byggesager kan f.eks. give præcedens i forhold til godkendelse af sager, der inkluderer dispensationer ift. Lokalplan, servitutter, bygningsreglement eller anden lovgivning. Dette vil reducere sagsbehandlingstiden og øge byggeeffektivteten.  
 
Den digitale offentliggørelse af historiske byggesager vil samtidig betyde, at borgere, virksomheder og sagsbehandlere ikke i stedet skal bruge tid på at fremsøge de fysiske arkiver hos Miljø og Teknik i de pågældende kommuner, hvilket vil effektivisere arbejdsgangen for de omfattede. 
 
Der findes allerede gode eksempler på kommuner, som har digitaliseret samtlige historiske byggesager til stor gavn for de tidligere beskrevne parter, herunder Københavns Kommune, Århus Kommune, Odense Kommune mm. 
 
I Gladsaxe kommune nævnes flere gevinster ved denne investering. Kommunen bruger langt mindre tid på at fremsøge historiske byggesager i deres fysiske arkiver via aktindsigter, fordi ansøger selv kan fremsøge den historiske byggesag og fremskaffe den relevante information. Det har aflastet kommunen for 8 pct. af deres årsværk. Det betyder også, at kommunen har mindsket deres årlige papirforbrug med ca. 90 kg.  

Relevant regulering   

I henhold til direktivet for åbne data, bør der stilles et konkret krav til kommunerne om offentliggørelse af de allerede digitaliserede byggesager jf. arkivloven. Derudover skal der stilles krav til samtlige kommuner om at digitalisere de fysiske arkiver for historiske byggesager.  
Den digitale offentliggørelse af byggesagerne skal dog leve om til regler og krav om beskyttelse af f.eks. personfølsomme oplysninger, hvorfor alle byggesager forventeligt ikke kan offentliggøres.  

Yderligere oplysninger  

Regelforum har tidligere sendt Anbefaling 58 ”Skab let adgang til bygningsdata” til regeringen. Den tidligere anbefaling 58 handlede om adgang til forbrugsdata, mens denne omhandler historiske byggedata, hvorfor de to ikke er direkte overlappende. 
 

I sit foreløbige svar fra efteråret 2023 beskrev det daværende Social-, Bolig- og Ældreministeriet, at man ville igangsætte en undersøgelse, som skulle afdække omfanget af en digitalisering af kommunernes historiske byggesager, samt hvorvidt omkostningerne ved øget digitalisering og digital offentlig adgang står mål med det udbytte, der eventuelt kan opnås.

Undersøgelsen er nu lavet, og det vurderes, at omkostningerne ved en gennemførelse af forslaget fra Regelforum ikke står mål med de forventede gevinster. Denne vurdering bygger på, at det kun vil indebære et mindre serviceløft i et begrænset antal kommuner. En eventuel besparelse for virksomhederne vurderes ligeledes at være lille, idet alle kommuner allerede i dag giver mulighed for at få ikke-tilgængelige byggesager tilsendt digitalt.

Undersøgelsen har vist, at der alene er 19 kommuner, der ikke fuldt ud har digitaliseret deres byggesagsarkiv. Ud af disse 19 kommuner svarede 15 kommuner på Social- og Boligstyrelsens spørgeskema. Social- og Boligstyrelsens undersøgelsen har samtidig vist, at der ikke er et væsentligt effektiviseringspotentiale for disse 15 kommuner, da 13 af disse mangler digitalisering af under 30 % af deres arkiv, og at 6 ud af de 13 kommuner forventer at have digitaliseret deres arkiv fuldt ud i løbet af to år. Det er kun to (Lemvig og Fanø kommune) ud af de 15 kommuner, som oplyser, at de ikke er i gang med at digitalisere deres historiske byggesager.

Nødvendige lovændringer til at sikre øget adgang til byggesagerne vil tidligst kunne gennemføres til 1. januar 2025. Herefter vil der være en implementeringsfase for kommunerne på minimum et år, hvor der som nævnt alene vil være et mindre digitaliseringsefterslæb hos 7 kommuner, ud over de to, der ikke er i gang med at digitalisere deres arkiv. Det vurderes på denne baggrund samlet, at gevinsten ved lovændringen er meget lille, når kommunerne allerede er meget langt.

Som Regelforum anfører, kan en standardisering af digitaliseringen, der sikrer ensretning af tilgængelige dokumenter og rækkefølge heraf i byggesagerne, gøre det nemmere for hyppige brugere af byggesagsarkiverne at finde ønskede dokumenter. Dog vurderer Social- og Boligstyrelsen, at erfarne brugere af byggesagsarkiverne hurtigt lærer at genkende og finde relevante dokumenter i arkiverne, da tegninger og tilladelser of- test skiller sig ud ved udseende og brevhoveder.

Gevinsten ved en standardisering vurderes derfor at være relativt lav, mens omkostningerne hertil potentielt er ganske omfattende, herunder vil et lovinitiativ med krav om digitalisering og digital adgang kunne udløse DUT kompensation (hvor staten kompenserer kommuner og regioner for kommunale og regionale udgiftsændringer som følge af blandt andet ny lovgivning) i størrelsesordenen knap 13 mio. kr. det første år og derefter godt 1,3 mio. kr. årligt.

Yderligere krav om standardisering vil potentielt indebære DUT kompensation på et trecifret millionbeløb. Standardiseringen vurderes derfor ikke at stå mål med en forventet beskeden gevinst. Det forventes desuden vanskeligt at udarbejde en standard for alle byggesager, da relevansen af dokumenterne kan være individuelt fra sag til sag og afhængigt af den pågældende interessent.

Anbefalingen gennemføres således ikke, men hensynene/problemstillingerne bag Regelforums anbefaling bliver alligevel i vidt omfang løst af mange kommuners allerede igangværende digitalisering af historiske byggesager.