REDUKTION AF TRANSAKTIONSOMKOSTNINGER I FORBINDELSE MED EUROPEAN SINGLE PROCUREMENT DOCUMENT (ESPD).

Med hensigten at lette transaktionsomkostninger ved indhentning af dokumentation fra virksomheder i udbudsprocessen blev European Single Procurement Document (ESPD) etableret. ESPD’et er en skabelon, som tilbudsgivere skal udfylde med oplysninger om, hvordan de opfylder kravene til egnethed, og hvis relevant, om de opfylder ordregiverens udvælgelseskriterier, samt at de ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund. I udbudsprocessen skal ordregiverne således modtage et ESPD fra alle ansøgere eller tilbudsgivere som et foreløbigt bevis på, at de lever op til de relevante krav. 

Ved introduktionen af ESPD’et i 2017 forekom store udfordringer på både ordregiver- og tilbudsgiversiden. Dette skyldes hovedsageligt, at EU-Kommissionen ikke tidligt nok var klar med en skabelon for ESPD’et, og at Kommissionen var utydelige om, hvorvidt Kommissionens eget ESPD-værktøj skulle benyttes. Implementeringen af ESPD’et har dermed ledt til udfordringer, som særligt er uhensigtsmæssige for iværksættere og SMV’er.

Opkrævning af tidlig dokumentation for oplysninger i et ESPD jf. § 151 stk. 2
Af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens evaluering af udbudsloven fra 2021 følger det, at de fleste ordregivere kun henter dokumentation fra den virksomhed, som står til at vinde udbuddet, jf. s. 105. Dette afspejler imidlertid ikke de meldinger, som flere erhvervsorganisationer har modtaget fra deres medlemsvirksomheder, som tværtimod peger på, at det er en udbredt praksis at kræve dokumentation for opfyldelse af oplysninger i ESPD’et tidligt i udbudsprocessen og nogle gange allerede i forbindelse med vurderingen af anmodninger om prækvalifikation. Udbudslovens § 151, stk. 2, giver ordregivere ret til - for at sikre en korrekt udbudsprocedure - på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren at kræve, at ansøgeren eller tilbudsgiveren fremlægger dokumentation for overholdelse af udelukkelsesgrunde og egnethedskrav. 

Det strider mod hensynet bag ESPD’et, hvis det bliver en udbredt praksis, at ordregiver indhenter dokumentation for flere tilbudsgivere tidligt i udbudsprocessen, da det pålægger tilbudsgiverne unødige omkostninger. Dette har især konsekvenser for iværksættere og SMV’er. De har ofte ikke nødvendigvis medarbejdere med de specifikke udbudskompetencer og derfor er opgaven med at byde på offentlige udbud særligt ressourcekrævende for dem og dokumentationskravene rammer derfor ekstra hårdt. En sådan praksis vil være uforenelig med intentionen bag indførelsen af ESPD’et og skaber øgede transaktionsomkostninger, da virksomheder i stedet til en start kan nøjes med at aflevere et udfyldt ESPD. 

Potentiale     

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen henviser i deres evalueringsrapport af udbudsloven til en undersøgelse af virksomheders oplevede barrierer ved deltagelse i offentlige udbud. I undersøgelsen angiver godt 20 procent af små virksomheder, at der stilles for store krav til dokumentation i forbindelse med ESPD’et. Der er dermed god mulighed og et potentiale for at reducere denne barriere, som afholder virksomheder fra at byde på offentlige kontrakter. Ved at forenkle dokumentationskravene, lettes iværksætteres og mindre virksomheders administrative og tidskrævende byrde, hvilket vil reducere deres transaktionsomkostninger forbundet med udbudsprocesser. Dette vil lede til øget fokus på virksomhedernes kerneforretning og forbedring af produktivitet, som til gengæld vil styrke kvalitet og innovation i opgaveløsningen.

Relevant regulering    

Udbudslovens § 151, stk. 2. 

Yderligere oplysninger  

• Dansk Industri, Dansk Erhverv, Akademikerne, SMVdanmark og Fagbevægelsens Hovedorganisation deltager i Forum for Offentlig-Privat Samarbejde (FOPS) under Erhvervsministeriet. Her fremlægges ligeledes anbefalinger til revidering af udbudsloven, bl.a. med henblik på at reducere transaktionsomkostninger og øge innovation og kvalitet i udbud, hvilket vil gøre det lettere for SMV’er og iværksættere at deltage i udbud. 
• Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen er i gang med at evaluere udbudsloven og har fremlagt en evalueringsrapport i foråret 2021, der blandt andet berører udfordringer for iværksættere og SMV’er, som vedrører disse anbefalinger

Regelforum anbefaler, at adgangen til at kræve tidlig dokumentation for ESPD’et begrænses i udbudslovens § 151, stk. 2. Eksempelvis kan hentes inspiration i undtagelsesformuleringen i § 142, stk. 2.

Efter hovedreglen i udbudslovens § 151, stk. 1, skal en ordregiver alene indhente dokumentation fra den vindende tilbudsgiver. Efter § 151, stk. 2, som implementerer udbudsdirektivets artikel 59, stk. 4, kan en ordregiver dog på ethvert tidspunkt i en udbudsprocedure kræve, at alle ansøgere eller tilbudsgivere fremlægger dokumentation, når dette er nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt. Det er således ikke muligt at begrænse adgangen til at kræve dokumentation efter de nuværende EU-regler. 

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har foretaget en evaluering af udbudsloven, hvori det desuden understreges, at de nuværende regler for, hvornår dokumentation kan indhentes, overordnet ser ud til at virke efter hensigten, i det der som hovedregel først indhentes dokumentation til sidst i udbudsprocessen. I praksis er det primært i forbindelse med begrænsede og fleksible udbud, at der indhentes dokumentation tidligt i processen og for alle tilbudsgivere. Det vil sige i situationer, hvor det formentlig er mest relevant for en effektiv gennemførelse af udbudsprocessen. Regeringen finder derfor ikke, at der på nuværende tidspunkt er behov for at arbejde for en ændring af udbudsreglerne i EU-regi på dette område.