Baggrund og Problem
Alle danske virksomheder skal løbende bogføre deres indtægter og udgifter, samt indberette finansielle og økonomiske oplysninger til myndighederne.
Udover at skabe det nødvendige overblik over den daglige drift i en virksomhed, spiller disse økonomiske nøgletal og indberetningerne en vigtig samfundsmæssig rolle i form af betaling af skatter og afgifter, transparens herunder også ift. kreditorer og långivere og indsigt i udviklingen i dansk erhvervsliv.
For særligt de mindre virksomheder er det i dag en proces præget af mange manuelle arbejdsgange, da der ofte er brug for en unødvendig bearbejdning af bogføringen– dvs. udover hvad der nødvendigvis vil være brug ifm. udarbejdelse af virksomhedens årsrapport, herunder f.eks. ift. ledelsesmæssige skøn.
Ifølge Nationalbankens Betalingsråd bruger virksomhederne årligt op mod 3,5 mia. kr. på bl.a. bogføring og fakturahåndtering. Samtidig går virksomhederne glip af vigtig information om deres egen økonomiske situation, da indtægterne og udgifterne ofte ikke bogføres løbende.
En øget automatisering af bogføringsprocesserne kræver dog en øget brug af elektronisk fakturering mellem virksomheder, da elektroniske fakturaer er baseret på strukturerede formater udviklet specifikt til at kunne blive læst og behandlet af maskiner, herunder digitale regnskabssystemer.
Danske virksomheder halter bagud i forhold til brugen af elektroniske fakturaer når man sammenligner med fx Finland.
Manglende kommunikation og viden udgør væsentlige barriere ift. De muligheder og gevinster der er at hente ved elektronisk fakturering.
Anbefaling
Anbefaling
For at kunne realisere de mange fordele ved en øget automatisering af bogføringsprocesserne er der behov for udbrede brugen af elektronisk fakturering B2B. Som et led i ambitionen om et stadigt mere digitalt samfund udgør elektronisk fakturering et vigtigt element, der kan bidrage til realiseringen af de åbenlyse fordele. Derfor anbefales det, at der etableres et offentligt-privat-partnerskab, der skal sikre en effektiv og bred udrulning af elektronisk fakturering B2B. Partnerskabet bør bestå af erhvervs- og interesseorganisationer samt relevante myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen.
Partnerskabet skal have fokus på følgende områder:
- Flere virksomheder skal sende og modtage elektroniske fakturaer
- Flere virksomheder skal benytte et regnskabssystem, der understøtter øget automatisering
- Virksomheder skal sikres adgang til automatisk afstemning af bogføringen
- Myndighederne skal arbejde aktivt på at udbrede PepPol, som den foretrukne standard i Danmark for at understøtte brugen af elektroniske fakturaer, og at der samtidigt arbejdes aktivt for at fjerne de afgrænsninger, der udelukker nogle af processerne beskrevet i den europæiske standard. PepPol er en samling internationale standarder til elektroniske dokumenter anvendt til e-handel, som muliggør højere grad af automatisering af samhandelsprocesser og fakturabehandling.
- Igangsættelse af en kommunikationsindsats, der viser gevinsterne ved elektronisk fakturering.
- Flere virksomheder får tildelt en elektronisk faktureringsadresse (end-point) i NemHandelsregistret, når virksomheden oprettes.
Potentiale
Gevinsten ved elektronisk fakturering vil for virksomhederne først og fremmest være i form af tidsbesparelse på fakturahåndteringen og den løbende bogføring, fordi oplysningerne fra fakturaerne kan overføres automatisk til et bogføringssystem. Det optimerer forretningsgange for mange virksomheder på tværs af brancher og sektorer.
Det forventes, at sandsynligheden for at fakturaer bliver betalt til tiden samtidig stiger, fordi fakturaen kan sendes direkte til modtagerens system. Betalinger til tiden giver virksomhederne bedre likviditet.
Derudover estimeres værdien af den strukturerede og standardiserede data, som elektronisk fakturering generer til at være langt højere end besparelsen alene, da dataene kan anvendes til business intelligence, kreditvurdering, lagerstyring mv.
Et forbedret datagrundlag forventes ligeledes at være en gevinst for myndighederne, da en automatisk overførsel til regnskabssystemet ville kunne medvirke til at nedbringe antallet af utilsigtede fejl i virksomhedernes bogføring og dermed i indberetningerne til myndighederne. Yderligere forventes det at have en positiv indvirkning på adgangen til bilagsoplysninger i en kontrolsammenhæng.
Det forventes ikke, at al bogføring og regnskabsaflæggelsen fuldt ud kan ske fuldautomatisk. Der vil således altid være brug for manuelle justeringer og ledelsesmæssige skøn f.eks. ved nedskrivning af tilgodehavender og varebeholdninger ifm. regnskabsaflæggelse.
Regeringens svar
Svar til Regelforum
Hvordan gennemføres/delvist gennemføres anbefalingen?
Anbefalingen for øget brug af elektronisk fakturering B2B, vil blive gennemført gennem forskellige tiltag, herunder:
1. Ved at stille krav om at udbydere af digitale bogføringssystemer skal understøtte at virksomheder kan sende og modtage elektroniske fakturaer
2. Ved at videreudvikle den digitale infrastruktur for elektronisk handel (Nemhandel), så den i højere grad understøtter elektronisk fakturering B2B
3. Udbrede gevinsterne ved elektronisk fakturering til virksomhederne i samarbejde med erhvervsorganisationer
Ad1)
Den 26. januar 2022 blev forslag om en ny bogføringslov sendt i offentlig høring. Lovforslaget forventes fremsat til april. Lovforslaget stiller bl.a. krav om at virksomheder skal benytte et digitalt bogføringssystem samt at bogføringssystemerne skal understøtte at virksomhederne kan sende og modtage elektroniske fakturaer. Det er forventningen at det vil få stor betydning for udbredelsen af elektroniske fakturaer B2B, hvis lovforslaget vedtages.
Ad2)
Nemhandel blev i 2007 udviklet til at facilitere en effektiv udveksling af elektroniske fakturaer mellem virksomheder og myndigheder, og består af forskellige komponenter, bl.a. et netværk til at sende elektroniske fakturaer igennem, tekniske standarder for elektronisk fakturering og et adresseregister, hvor modtager-adresser er registreret. En videreudvikling af Nemhandel skal sikre at infrastrukturen bedrer understøtter elektronisk fakturering B2B, herunder nye funktioner og øget brugervenlighed. Relevante markedsaktører vil blive inddraget i videreudviklingen af Nemhandel.
Ad3)
I samarbejde med relevante erhvervsorganisationer vil der blive igangsat en indsats for at udbrede kendskab til elektronisk fakturering og gevinsterne herved blandt virksomhederne. Erhvervsorganisationerne vil blive inddraget igennem et offentligt-privat implementeringsforum, der skal være med til at støtte og bidrage til en succesfuld implementering af projektet Automatisk Erhvervsrapportering, herunder øget brug af elektronisk fakturering B2B.
Hvilken effekt forventes det at have for de berørte virksomheder?
Der er i forbindelse med Automatisk Erhvervsrapportering og forslag om en ny bogføringslov udarbejdet en business case, der viser at øget automatisering af virksomhedernes bogføring og indberetninger kan reducere virksomhedernes administrative byrder med 2,9 mia. kr. årligt. Business casen viser også, at virksomhedernes primære administrative byrder knytter sig til den løbende bogføring. Med elektronisk fakturering B2B vil en stor del af virksomhedernes fakturahåndtering og løbende bogføring kunne automatiseres, hvilket vil spare virksomhederne tid, så de i stedet kan fokusere på kerneforretningen.
Hvornår forventes ændringerne gennemført og implementeret?
Arbejdet med at udbrede elektronisk fakturering B2B vil blive igangsat i 2022. En bred implementering i markedet forventes dog først at slå igennem fra 2024, da det er her kravet om, at bogføringssystemerne skal understøtte elektronisk fakturering B2B, træder i kraft. Tidsplanen afhænger af hvorvidt forslaget om en ny bogføringslov vedtages.
Regelforum vil få en midtvejsstatus primo 2023 ift. hvornår anbefalingen forventes at være gennemført.
Regeringens afrapportering af anbefalingen
Anbefalingen anses for gennemført.
Med udmøntningen af bogføringsloven og krav til digital bogføring har regeringen taget et vigtigt første skridt i indsatsen for at reducere virksomhedernes administrative byrder gennem øget automatisering af virksomhedernes bogføring og indberetning til myndighederne. Det gælder ikke mindst ift. at udbrede elektronisk fakturering, der er afgørende for at kunne automatisere virksomhedernes forretningsgrundlag. Her kan især tre indsatser fremhæves:
- Udbrede e-fakturering B2B gennem partnerskab med erhvervslivet
- Krav til udbydere af bogføringssystemer om at understøtte e-fakturering
- Videreudvikling af Nemhandel
1. Udbrede e-fakturering B2B gennem partnerskab med erhvervslivet
For at sikre en succesfuld implementering, har Erhvervsstyrelsen i 2022 etableret et partnerskab (Implementeringsforum) med direktører fra Dansk Industri, Dansk Erhverv, FSR - danske revisorer, Finans Danmark og SMVdanmark, der repræsenterer nøgleinteressenter. Implementeringsforum mødtes første gang i april 2022 og skal frem mod 2026 følge fremdriften og bistå myndighederne i realiseringen af projektet Automatisk Erhvervsrapportering og Digitaliseringspartnerskabets anbefalinger til MinVirksomhed. Det gælder ikke mindst ift. at bidrage til at øge brugen af elektronisk fakturering B2B.
I samarbejde mellem Erhvervsstyrelsen, erhvervsorganisationer samt relevante myndigheder, er der igangsat en indsats for dels at analysere gevinsterne ved e-fakturering for både virksomheder og myndigheder samt udbrede kendskabet til elektronisk fakturering blandt virksomhederne.
Formålet er at realisere de mange fordele ved øget automatisering af bogføringsprocesserne ved at udbrede brugen af elektronisk fakturering B2B. Det sker som et led i ambitionen om et stadigt mere digitalt samfund, hvor elektronisk fakturering udgør et vigtigt element.
Derudover blev der i 2022 oprettet et Nemhandel Forum bestående af udbydere af digitale forretningssystemer og andre markedsaktører, med det formål at udbrede Nemhandel og understøtte en god implementering af de nye krav til bogføringssystemerne.
2. Krav til udbydere af bogføringssystemer om at understøtte e-fakturering
I Bekendtgørelse nr. 97 af 26. januar 2023 om krav til digitale standard bogføringssystemer, stilles der krav om, at udbydere af digitale standard bogføringssystemer skal understøtte virksomhederne i automatisk at sende og modtage e-fakturaer og kreditnotaer i formaterne OIOUBL og Peppol BIS. De foreslåede krav til digitale standard bogføringssystemer er udarbejdet på baggrund af en høj inddragelse af erhvervsorganisationer og udbydere, ved en række møder i forbindelse med de indledende kvalitative interviews, en efterfølgende spørgeskemaundersøgelse og den offentlige høring.
Formålet med kravet om automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturering i bogføringssystemet er, at understøtte automatisering af bogføringen og dermed reducere manuelle og tidskrævende processer samt undgå fejl i bogføringen. Derudover er der fastsat krav om, at udbydere af digitale standard bogføringssystemer skal understøtte oprettelse af deres kunder i Nemhandelsregistreret, der muliggør afsendelse og modtagelse af e-fakturaer.
3. Videreudvikling af Nemhandel
Der er igangsat en videreudvikling og opgradering af den digitale infrastruktur for elektronisk handel, Nemhandel, så den bedre kan understøtte elektronisk fakturering B2B. Det er sket i tæt dialog med erhvervslivet, hvor formålet bl.a. har været at forbedrer nye funktioner og øget brugervenlighed.
Nemhandel vil i løbet af 2023 overgå til den fælleseuropæiske infrastruktur eDelivery. I forbindelse med opgraderingen, vil Nemhandel udgive en referenceimplementering, der gør det nemmere for udbydere af de digitale standard bogføringssystemer at understøtte kravene i bogføringsloven om understøttelse af e-fakturering.
4. Estimeret besparelsespotentiale for virksomhederne
Ifølge en business case fra 2021, som blev udarbejdet i forbindelse med revision af bogføringsloven, estimeres kravene i den nye bogføringslov til at have en årlig nettobesparelse på ca. 2,9 mia. kr. for de ca. 416.000 omfattede virksomheder (hvoraf ca. 406.000 er aktive).