Ensret formatet for elektronisk ordregivelse fra det offentlige

Problem

I dag bruger virksomheder meget af deres tid på håndteringen af administrativt papirarbejde som fx ordre-håndtering. Det er tid, som virksomhederne i stedet kunne have brugt på at skabe værdi og udvikle deres forretning.

I dag modtages ordrer fra offentlige myndigheder og regioner i et meget forskelligartet format. Og selv inden for de enkelte regioner kan det forekomme, at ordrerne ser forskellige ud. Dette er utrolig forstyrrende for den enkelte virksomhed at håndtere. Derfor opleves det som byrdefuldt, når offentlige myndigheder sender ordrer til private virksomheder i forskellige formater/ pdf’er som ikke er kompatibel med virksomhedernes egne digitale systemer. En anden udfordring ved den manglende ensretning af ordrer fra offentlige myndigheder er, at det nødvendiggør en meget manuel indtastningsproces, hvor der er en stor risiko for fejl.

Ordreprocessen fra det offentlige har ikke fulgt den samme digitale udvikling som EAN-fakturaen. Siden 2004 har der været et krav, om at virksomheder skal sende samtlige fakturaer og afregninger elektronisk til det offentlige (via EAN). Dette har resulteret i at virksomhederne siden 2004 har strømlinet og effektiviseret udsendelsen af fakturerer og omstillet deres forretningsgange til den nye digitale virkelighed. Denne udvikling har også medført utrolig mængder af sparet administrativ tid for det offentlige. Digitaliseringen af ordre-formen vil derfor ligge naturligt i forlængelse af en større digital omstilling, som virksomhederne har været i gang med siden 2004. Det vidner om, at ordreprocessen ikke har fulgt den samme proces som EAN-fakturaen.

Potentiale

Ordren er blandt de mest udbredte forretningsdokumenter, og deraf følger at ordre-håndtering naturligvis udgør en stor del af det at drive forretning. Den foreslåede ændring vil gøre en mærkbar forskel for alle danske virksomheder, som handler eller på anden vis har berøring eller transaktion med offentlige myndigheder (statslige myndigheder, regioner, kommuner). Det forventes, at elektronisk ordrehåndtering har stor besparelsespotentiale hos modtageren af en ordre. En afledt positiv effekt er, at man ved at fjerne mange af de manuelle processer vil mindske risikoen for fejl i eksempelvis varenr., vare-antal, leveringsadresse mm. betydeligt.

Handelsvirksomheder, entreprenører, håndværksvirksomheder er blandt de virksomheder som berøres af dette.

Relevant regulering

• Bekendtgørelse om elektronisk afregning med offentlige myndigheder BEK nr. 206 af 11/03/2011 Lov om bogføring LOV nr. 700 af 24/05/2022
• Bekendtgørelse vedrørende pligt til digital bogføring BEK nr. 1342 af 24/11/2023 Lov om offentlige betalinger LBK nr. 494 af 04/05/2023