DIGITAL INDBERETNING OG ADMINISTRATION AF BESÆTNINGSSKIFT

Problem  

Danmarks geografiske placering og den globalt forbundne infrastruktur betyder, at skibe finder det attraktivt at foretage besætningsskift i danske havne og farvande.  

Søfolks af- og påmønstringer – dvs. når en besætningsmedarbejder påbegynder eller afslutter tjeneste på et skib - sker dagligt i danske havne og for skibe, der sejler gennem danske farvande. Der er tale om flere tusinde årlige ekspeditioner med besætningsskift, der foretages i hele Danmark.  

Søfolks besætningsskift gennemføres i dag som e-mail-anmeldelser til den lokale politikreds. Procedurerne og dokumentationskravene er ens for hele landet. Det er i de fleste tilfælde skibsagenten, der på vegne af skibsreder/skibsfører kommunikerer med politiet og sikrer leveringen af den rigtige dokumentation.  

Herefter foretager politiets egen administration i politikredsene tjek af de enkelte søfolks identitet i politiets systemer, inden skibsagenten eller skibsrederen/skibsfører får accept til fysisk at gennemføre af- og påmønstringerne. Det er en administrativ tung proces for både skibsagenten og politiet.  

Potentiale  

En digital indberetningsløsning vil reducere administrationen for både erhvervet og de enkelte politikredse betragteligt.  

For skibsagenterne bliver der anvendt mange ressourcer på at skaffe de rigtige oplysninger og få dem tastet ind i en formular, som bliver sendt til den pågældende politikreds. Hver skibsagent benytter 1-3 timer på denne proces og kan herefter først forvente en godkendelse efter 24-36 timer. 

Denne proces skal laves på ny i tilfælde af, at besætningsskiftet ændrer lokation fra fx Skagen til København, da hver politikreds har deres egne formularer. 

Skibsagenten vil kunne spare 80-90 % af den benyttede tid ved at digitalisere denne proces.  

En digital godkendelsesproces vil samtidigt spare politiet tid med at taste oplysningerne ind manuelt for først derefter at kunne give skibsagenter grønt lys til besætningsskifte.
 
Det vil desuden afhjælpe udfordringen med at gentage processen, hvis besætningsskiftet ændrer lokation, da alle politikredse i et digitalt set-up vil have adgang til det nødvendige data for at kunne godkende. 

En digital løsning vil desuden gøre det muligt at registrere kommende besætningsskift døgnet rundt uafhængigt af politiadministrationens åbningstider. Dette vil have en positiv økonomisk effekt for erhvervslivet og det danske samfund med en forventet stigning i antallet af mulige ekspeditioner.  

Endvidere får politiet begrænset sin operationelle indsats til at være selve Schengen-kontrollen, når de enkelte søfolk krydser Schengen-grænsen ude i de enkelte politikredse. 

Relevant regulering 

Rigspolitiet og Danmarks Politikredse er den operationelle myndighed på området mens Udlændinge- og Integrationsministeriet er ressortministerium i forhold til Schengen-samarbejdet.  

Yderligere oplysninger 

Danske Shipping- og Havnevirksomheder, der er en del af DI, har tidligere foreslået myndighederne at digitalisere indberetningen. Det har hidtil været økonomien, som har stoppet drøftelserne.  

Regeringens svar til Regelforum

De ansvarlige myndigheder er umiddelbart positive over for anbefalingen.
Idet det nuværende ”National Single Window”-system udfases i 2025 vurderes det, at det ikke er rentabelt at videreudvikle den eksisterende NSW-platform. I stedet undersøges, om det anbefalede besætningsskiftemodul vil kunne indgå i den kommende EMSWe platform, som forventeligt skal være implementeret i august 2025.

Det kan bemærkes, at når skibe anløber havne i EU, er de pålagt at rapportere en række oplysninger om skibet, dets anløb, de ombordværende og den last, det medbringer via en elektronisk platform i de enkelte medlemsstater (fremsendelse af besætningslister). Skibsfarten rapporterer i dag til danske myndigheder gennem den danske NSW it-platform baseret på direktivet om skibes meldepligt (2010/65/EU) (meldepligtsdirektivet). EU har i 2019 vedtaget meldepligtsforordningen (2019/1239), som erstatter det eksisterende meldepligtsdirektiv. Med forordningen skal medlemslandene senest den 15. august 2025 have etableret en national elektronisk European Maritime Single Window environment platform (EMSWe), som kan kobles til en fælles meldegrænseflademodul, der udvikles og drives af EU-Kommissionen.

Udlændinge- og Integrationsministeriet har som anført i ministeriets foreløbige besvarelse af 16. maj 2022 igangsat en afdækning af, om anbefalingen bør følges. Ministeriet har i den forbindelse inddraget relevante myndigheder.

Rigspolitiet har i den forbindelse anført at støtte anbefalingen og ser derfor positivt på en udvikling af NSW således, at det bliver muligt at meddele besætningsskifte i NSW samtidig med fremsendelsen af besætningslisterne. Rigspolitiet har endvidere ønsket at understrege, at indberetning af besætningsskifte via NSW ikke vil ændre på de gældende regler og procedurer ift., at alle af- og påmønstrende søfolk uanset nationalitet (dvs. også danske statsborgere) fortsat vil skulle møde frem på den lokale politistation til fysisk ind- og udrejsekontrol, hvilket efter Rigspolitiets opfattelse utvivlsomt er den største byrde både for skibserhvervet og politiet i forbindelse med besætningsskifte i danske havne.

Søværnskommandoen, der er administrator af NSW-platformen, har bl.a. oplyst, at det vil kunne lade sig gøre at tilpasse den nuværende platform til også at kunne håndtere et besætningsskiftemodul, men at der vil være udviklingsomkostninger forbundet med tilpasningen af den nuværende NSW-platform, som er finansieret på baggrund af en fordelingsnøgle, der deler omkostningerne mellem myndighederne afhængigt af, hvilke oplysninger de kræver indmeldt i systemet. Søværnskommandoen har med henvisning til den økonomiske fordelingsnøgle oplyst, at ændringer til platformen finansieres af de involverede myndigheder, og at udviklingsomkostningerne forbundet med nærværende tilpasning dermed vil skulle dækkes af Udlændinge- og Integrationsministeriet. Søværnskommandoen har endvidere bemærket, at den nuværende NSW-platform, herunder evt. tilpasninger, alene kommer til at fungere frem til overgangen til EMSWe i august 2025, da det er Søværnskommandoens vurdering, at det ikke vil være rentabelt at videreudvikle den nuværende NSW-platform, så den kan leve op til meldepligtforordningens krav. Søværnskommandoen oplyser dog, at der er en forventning om en væsentlig forsinkelse af denne etablering, idet EU forventes at forlænge implementeringsfristen grundet forsinkelser i deres udvikling.

Det har ikke været muligt for Søværnskommandoen at give Udlændinge- og Integrationsministeriet et estimat over udviklingsomkostningerne eller en tidshorisont for tilpasningen. Søværnskommandoen oplyser at have behov for at få beskrevet business rules og kravspecifikationer til det færdige produkt for at være i stand til at give et tilbud på løsningen, og har derfor ikke kunne indhente et tilbud fra leverandøren på det nuværende grundlag. Udarbejdelse af business rules og kravspecifikationer vil skulle udarbejdes af de fremtidige brugere af modulet. Hvis Udlændinge- og Integrationsministeriet vælger at fortsætte med udviklingen af et besætningsskiftemodul, vil der skulle indgås en kontrakt mellem Udlændinge- og Integrationsministeriet og Forsvarets leverandør.

Det er på baggrund af ovenstående Udlændinge- og Integrationsministeriets vurdering, at nærværende anbefaling kan følges delvist, således at det undersøges, om et modul til at meddele besætningsskifte vil kunne indføres i forbindelse med den kommende implementering af meldepligtsforordningen.

Det bemærkes hertil, at anbefalingen i sin nuværende udformning ikke efter Udlændinge- og Integrationsministeriets vurdering står mål med de administrative byrder og udviklingsmæssige omkostninger, der forventes at måtte være, jf. ovenfor. Der lægges i den forbindelse vægt på, at det er væsentligt for det videre arbejde, at tilpasningen af den nuværende platform har en levetid, der kan opveje de udviklingsomkostninger samt behovet for afsættelse af de fornødne ressourcer i Udlændinge- og Integrationsministeriet  og Rigspolitiet til at beskrive tilpasningen og bidrage til udviklingsprocessen mv. Idet det som anført ovenfor er vurderingen, at eventuelle tilpasninger til den nuværende NSW-platform alene kommer til at have en kort levetid frem til overgangen til EMSWe i august 2025, er det Udlændinge- og Integrationsministeriets vurdering, at det ikke vil være rentabelt at videreudvikle den nuværende NSW-platform til, at den også kan anvendes til at indberette og godkende besætningsskift men at det derimod undersøges, om et besætningsskiftemodul vil kunne indgå i det kommende EMSWe. Uanset om den kommende platform måtte blive forsinket, er det Udlændinge- og Integrationsministeriets vurdering, at udviklingsomkostninger alene bør rettes mod den kommende platform.