Nummer: 43

ANBEFALING TIL DIGITALE FORBEDRINGER OG ENGELSKE OVERSÆTTELSER I CVR

Regelforum anbefaler forskellige digitale forbedringer og engelske oversættelser i CVR (Det Centrale Virksomhedsregister). 

Anbefalingerne vil forbedre registerets anvendelighed, når danske virksomheder skal give oplysninger til udenlandske kunder og banker. Derudover vil en automatiseret brug af selskabers indtastede oplysninger være tidsbesparende og forenklende for dansk erhvervsliv.
 

Dato:
22. juni 2020
Type af anbefaling:
National lovgivning
Tema:
Øvrige anbefalinger
Ansvarlig ministerium:
Erhvervsministeriet
Status på anbefaling:
Følges delvist

Problem

Opbygningen af CVR-systemet er ikke tilpasset til at tale sammen på tværs af CVR-numre. Dette medfører fx, at registreringer om reelle ejere i et selskab, fond eller forening ikke automatisk slår igennem i de relevante underliggende selskaber. I stedet skal den samme registrering foretages manuelt i alle relevante CVR-enheder. Dette er relevant i en lang række tilfælde, f.eks. hver gang der sker en bestyrelsesudskiftning i en fond eller forening med underliggende selskaber. Det kan også være relevant, når en fysisk person sælger ejerandele i et selskab, der indgår i en ejerkæde.

Dertil bliver danske virksomheder regelmæssigt bedt om selskabsoplysninger af udenlandske kunder og banker bl.a. i forbindelse med internationale transaktioner så som køb og salg af selskaber og skibe, offentlige udbud, indgåelse af større kontrakter samt låneaftaler med udenlandske banker. 

Det vil være en væsentlig administrativ lettelse og have en gyldighedsværdi, hvis der kan henvises direkte til CVR (Det Centrale Virksomhedsregister). Det kan man ikke i dag, da der mangler oversættelser af en række centrale begreber. Problemet er både i manglende oversættelse og ikke dækkende oversættelser. Engelsk accepteres bredt, mens dansk aldrig accepteres uden for Skandinavien.

Problemet er, at udlandet ikke forstår, når oplysningerne på CVR online står på dansk, hvorfor virksomhederne i stedet tvinges til at indhente translatøroversættelser, som notariseres og legaliseres. Denne proces gentages ved praktisk talt alle transaktioner, eftersom de danske virksomheders modparter generelt kun godtager nyligt indhentede oplysninger, og eftersom nationaliteten og dermed den ambassade, der skal legalisere, varierer.

Det indebærer betragtelige omkostninger på op imod DKK 15.000 til translatør, notar, Udenrigsministeriet og de udenlandske ambassader i Danmark. Derudover indebærer det forsinkelser på op til flere uger.

Dertil er det mere hensigtsmæssigt i virksomheders dialog med udlandet, hvis der er mulighed for at downloade en pdf-kopi med et billede af et myndighedsstempel i stedet for en elektronisk signatur, da der er større accept af dansk myndighedsstempel i udlandet.

Anbefaling

Regelforum anbefaler en automatisering af CVR, så en ændring i en juridisk enhed flyder igennem alle andre steder i CVR, hvor ændringen er relevant. I det mindste bør bestyrelsesudskiftninger i fonde og foreninger ikke medføre mere end én aktiv registrering.  

Derudover anbefaler Regelforum digitale forbedringer og korrekt oversættelse af al information i den engelske version af CVR, herunder særligt nedenstående samt officiel påstempling. Anbefalingerne vil komme det brede business-segment til gode. 

  • ”Business type”: fra ”Aktieselskab” til ”Limited company”, da oplysningen om selskabstype altid er vigtig for udenlandske modparter, 
  • ”Status”: ”normal”, hvor udlandet foretrækker ”in good standing”, alternativ udstedelse af good standing certifikater mod betaling,
  • ”Expanded business information”: ”objects” står på dansk, hvis muligt indsætte en oversættelse af formål indsendt af selskabet og godkendt af Erhvervsstyrelsen. Alternativt en translatøroversættelse,
  • Under ”Power to bind, Key individuals and auditor” står ”powers to bind”, det vil sige tegningsreglen, på dansk; igen vil en oversættelse indsendt af selskabet og godkendt af Erhvervsstyrelsen eller en translatøroversættelse være en stor hjælp, da en forståelse for tegningsregel er afgørende for udenlandske modparter, der skal indgå bindende retshandler med danske selskaber. Alternativt eller som supplement, lade selskaberne få mulighed for i en rullemenu at vælge forudbestemte versioner af typiske tegningsregler, som også er oversat til engelsk (langt størsteparten af selskabers tegningsregler er forskellige kombinationer af kendte variable),
  • Under ”Power to bind [..]” oversættelse af ”(Adm.dir.)”, ”(Formand)”, ”(Næstformand)”,
  • Under ”Ownership” står der ved fondsejerskab, som er en vigtig del af dansk erhvervsliv, kun dansk tekst ved bestyrelsesmedlemmerne. Specielt i forbindelse med Know Your Customer (KYC) check af danske selskaber er det vigtigt, at udlandet forstår ejerstruktur,
  • Under ”Financial statements” oversættelse af ”Dato”, ”Årsrapport” og ”Halvårsrapport”.

Tilstrækkelig præcis oversættelse bør sikres, eksempelvis i samarbejde med translatør, Den Britiske Ambassade i København eller Erhvervsstyrelsens pendant i Storbritannien under Department for Business, Energy & Industrial Strategy

Mulighed for at virksomheder kan downloade en pdf-kopi med et billede af et myndighedsstempel i stedet for en elektronisk signatur til brug i dialogen med udlandet.

Potentiale 

Det vil være en byrdelettelse for danske selskaber, hvis CVR giver mulighed for at tale på tværs af CVR-numre eller knytte dem sammen på en måde, således af ejerrelationer uproblematisk vil kunne overføres gennem ejerkæder.  

Alle danske virksomheder, der handler med udlandet, vil også potentielt spare tid og penge ved at kunne henvise direkte til CVR-registeret og downloade en pdf-kopi med et billede af et myndighedsstempel

Eksempelvis har danske virksomheder generelt udenlandske kunder og udenlandske banker, som begge stiller krav om ”Know Your Customer” (KYC) information og dokumentation for tegningsberettigelse på transaktionsdokumenter. Her vil det være en stor administrativ lettelse for danske virksomheder at kunne henvise til CVR, der som offentligt online register er validt og nemt tilgængeligt, fremfor at udfylde individuelle modpartsskemaer og vedhæfte dokumenter.

Regler for hvidvask, sanktioner mv. betyder generelt, at danske virksomheder i stigende grad bruger tid på KYC- dokumentation.

Særlige hensyn i dansk kontekst

Forslaget vil bidrage til en mere effektiv international sagsbehandling og dermed styrke dansk erhvervsliv. 

Udover at være en byrdelettelse for danske virksomheder, øger forslaget CVR-registerets tilgængelighed for engelsksprogede brugere og forøger værdien af danske myndigheders service.

Igangværende initiativer

I 2014 fremsendte DI et lignende forslag til Virksomhedsforum for enklere regler om at rekvirere visse udskrifter fra CVR-registeret på engelsk. Forslaget blev alene gennemført i forhold til oversættelse af visse overskrifter og kategorier. Indeværende forslag er en forlængelse heraf. 

Relevant regulering

Det forudsættes ikke at være nødvendigt med lovændringer, men forslaget har relation til følgende regulering:


Lovbekendtgørelse om Det Centrale Virksomhedsregister 

Bekendtgørelse om Det Centrale Virksomhedsregister

Yderligere oplysninger

Danske Rederier er i dialogen med Erhvervsstyrelsen blevet orienteret, at styrelsen ikke har systemmæssige midler til at udvikle ”good standing certifikater”, samt at datadelen pt ikke kan sprogversioneres på grund af det nuværende data set-up. 

Regelforums anbefaling til Det Centrale Virksomhedsregister (CVR) udgør et ønske om digitale forbedringer af CVR, herunder øget automatisering samt adgang til en engelsksproglig udgave.
CVR indeholder oplysninger om alle danske virksomheder. Data stammer fra virksomhedernes egne indberetninger via digital selvbetjening på Virk.dk og CVR afspejler således de indberettede oplysninger. Selvbetjeningsløsningen på Virk.dk er implementeret på dansk, ligesom udstillingen af oplysninger i CVR som udgangspunkt ligeledes er på dansk.

Erhvervsstyrelsen har tidligere svaret, at anbefalingens gennemførelse vil kræve omfattende og ressourcekrævende tilretninger af styrelsens CVR kompleks, men at styrelsen, under forudsætning af tilvejebringelsen af finansiering til de nødvendige systemtilpasninger, har til hensigt at gennemføre den foreslåede anbefaling. 

I de tidligere besvarelser er det gjort klart, at gennemførelsen vil ske delvist idet genanvendelse af eksisterende oplysninger i CVR er betinget af at der er tale om oplysninger som Erhvervsstyrelsen ligger inde med. Erhvervsstyrelsen har desuden taget forbehold for oversættelse af de individuelle ustrukturerede fritekstfelter fx formål, idet det vil være op til den enkelte virksomhed at gøre brug af muligheden for at indrette oplysningerne på engelsk via Erhvervsstyrelsens indberetningsløsning. Den engelske oversættelse af de individuelle stamoplysninger vil derfor være op til den enkelte virksomhed. 

Erhvervsstyrelsen vil i forbindelse med den igangværende modernisering af hele CVR komplekset generelt have fokus på muligheden på yderligere brugervenlighed og genbrug af data, samt muligheden for en engelsk version af registeret.