Nummer: 43

ANBEFALING TIL DIGITALE FORBEDRINGER OG ENGELSKE OVERSÆTTELSER I CVR

Regelforum anbefaler forskellige digitale forbedringer og engelske oversættelser i CVR (Det Centrale Virksomhedsregister). 

Anbefalingerne vil forbedre registerets anvendelighed, når danske virksomheder skal give oplysninger til udenlandske kunder og banker. Derudover vil en automatiseret brug af selskabers indtastede oplysninger være tidsbesparende og forenklende for dansk erhvervsliv.
 

Dato:
22. juni 2020
Type af anbefaling:
National lovgivning
Tema:
Øvrige anbefalinger
Ansvarlig ministerium:
Erhvervsministeriet
Status på anbefaling:
Foreløbig besvaret

Problem

Opbygningen af CVR-systemet er ikke tilpasset til at tale sammen på tværs af CVR-numre. Dette medfører fx, at registreringer om reelle ejere i et selskab, fond eller forening ikke automatisk slår igennem i de relevante underliggende selskaber. I stedet skal den samme registrering foretages manuelt i alle relevante CVR-enheder. Dette er relevant i en lang række tilfælde, f.eks. hver gang der sker en bestyrelsesudskiftning i en fond eller forening med underliggende selskaber. Det kan også være relevant, når en fysisk person sælger ejerandele i et selskab, der indgår i en ejerkæde.

Dertil bliver danske virksomheder regelmæssigt bedt om selskabsoplysninger af udenlandske kunder og banker bl.a. i forbindelse med internationale transaktioner så som køb og salg af selskaber og skibe, offentlige udbud, indgåelse af større kontrakter samt låneaftaler med udenlandske banker. 

Det vil være en væsentlig administrativ lettelse og have en gyldighedsværdi, hvis der kan henvises direkte til CVR (Det Centrale Virksomhedsregister). Det kan man ikke i dag, da der mangler oversættelser af en række centrale begreber. Problemet er både i manglende oversættelse og ikke dækkende oversættelser. Engelsk accepteres bredt, mens dansk aldrig accepteres uden for Skandinavien.

Problemet er, at udlandet ikke forstår, når oplysningerne på CVR online står på dansk, hvorfor virksomhederne i stedet tvinges til at indhente translatøroversættelser, som notariseres og legaliseres. Denne proces gentages ved praktisk talt alle transaktioner, eftersom de danske virksomheders modparter generelt kun godtager nyligt indhentede oplysninger, og eftersom nationaliteten og dermed den ambassade, der skal legalisere, varierer.

Det indebærer betragtelige omkostninger på op imod DKK 15.000 til translatør, notar, Udenrigsministeriet og de udenlandske ambassader i Danmark. Derudover indebærer det forsinkelser på op til flere uger.

Dertil er det mere hensigtsmæssigt i virksomheders dialog med udlandet, hvis der er mulighed for at downloade en pdf-kopi med et billede af et myndighedsstempel i stedet for en elektronisk signatur, da der er større accept af dansk myndighedsstempel i udlandet.

Anbefaling

Regelforum anbefaler en automatisering af CVR, så en ændring i en juridisk enhed flyder igennem alle andre steder i CVR, hvor ændringen er relevant. I det mindste bør bestyrelsesudskiftninger i fonde og foreninger ikke medføre mere end én aktiv registrering.  

Derudover anbefaler Regelforum digitale forbedringer og korrekt oversættelse af al information i den engelske version af CVR, herunder særligt nedenstående samt officiel påstempling. Anbefalingerne vil komme det brede business-segment til gode. 

  • ”Business type”: fra ”Aktieselskab” til ”Limited company”, da oplysningen om selskabstype altid er vigtig for udenlandske modparter, 
  • ”Status”: ”normal”, hvor udlandet foretrækker ”in good standing”, alternativ udstedelse af good standing certifikater mod betaling,
  • ”Expanded business information”: ”objects” står på dansk, hvis muligt indsætte en oversættelse af formål indsendt af selskabet og godkendt af Erhvervsstyrelsen. Alternativt en translatøroversættelse,
  • Under ”Power to bind, Key individuals and auditor” står ”powers to bind”, det vil sige tegningsreglen, på dansk; igen vil en oversættelse indsendt af selskabet og godkendt af Erhvervsstyrelsen eller en translatøroversættelse være en stor hjælp, da en forståelse for tegningsregel er afgørende for udenlandske modparter, der skal indgå bindende retshandler med danske selskaber. Alternativt eller som supplement, lade selskaberne få mulighed for i en rullemenu at vælge forudbestemte versioner af typiske tegningsregler, som også er oversat til engelsk (langt størsteparten af selskabers tegningsregler er forskellige kombinationer af kendte variable),
  • Under ”Power to bind [..]” oversættelse af ”(Adm.dir.)”, ”(Formand)”, ”(Næstformand)”,
  • Under ”Ownership” står der ved fondsejerskab, som er en vigtig del af dansk erhvervsliv, kun dansk tekst ved bestyrelsesmedlemmerne. Specielt i forbindelse med Know Your Customer (KYC) check af danske selskaber er det vigtigt, at udlandet forstår ejerstruktur,
  • Under ”Financial statements” oversættelse af ”Dato”, ”Årsrapport” og ”Halvårsrapport”.

Tilstrækkelig præcis oversættelse bør sikres, eksempelvis i samarbejde med translatør, Den Britiske Ambassade i København eller Erhvervsstyrelsens pendant i Storbritannien under Department for Business, Energy & Industrial Strategy

Mulighed for at virksomheder kan downloade en pdf-kopi med et billede af et myndighedsstempel i stedet for en elektronisk signatur til brug i dialogen med udlandet.

Potentiale 

Det vil være en byrdelettelse for danske selskaber, hvis CVR giver mulighed for at tale på tværs af CVR-numre eller knytte dem sammen på en måde, således af ejerrelationer uproblematisk vil kunne overføres gennem ejerkæder.  

Alle danske virksomheder, der handler med udlandet, vil også potentielt spare tid og penge ved at kunne henvise direkte til CVR-registeret og downloade en pdf-kopi med et billede af et myndighedsstempel

Eksempelvis har danske virksomheder generelt udenlandske kunder og udenlandske banker, som begge stiller krav om ”Know Your Customer” (KYC) information og dokumentation for tegningsberettigelse på transaktionsdokumenter. Her vil det være en stor administrativ lettelse for danske virksomheder at kunne henvise til CVR, der som offentligt online register er validt og nemt tilgængeligt, fremfor at udfylde individuelle modpartsskemaer og vedhæfte dokumenter.

Regler for hvidvask, sanktioner mv. betyder generelt, at danske virksomheder i stigende grad bruger tid på KYC- dokumentation.

Særlige hensyn i dansk kontekst

Forslaget vil bidrage til en mere effektiv international sagsbehandling og dermed styrke dansk erhvervsliv. 

Udover at være en byrdelettelse for danske virksomheder, øger forslaget CVR-registerets tilgængelighed for engelsksprogede brugere og forøger værdien af danske myndigheders service.

Igangværende initiativer

I 2014 fremsendte DI et lignende forslag til Virksomhedsforum for enklere regler om at rekvirere visse udskrifter fra CVR-registeret på engelsk. Forslaget blev alene gennemført i forhold til oversættelse af visse overskrifter og kategorier. Indeværende forslag er en forlængelse heraf. 

Se DI’s forslag og hvilke konsekvenser det fik her

Relevant regulering

Det forudsættes ikke at være nødvendigt med lovændringer, men forslaget har relation til følgende regulering:


Lovbekendtgørelse om Det Centrale Virksomhedsregister 

Bekendtgørelse om Det Centrale Virksomhedsregister

Yderligere oplysninger

Danske Rederier er i dialogen med Erhvervsstyrelsen blevet orienteret, at styrelsen ikke har systemmæssige midler til at udvikle ”good standing certifikater”, samt at datadelen pt ikke kan sprogversioneres på grund af det nuværende data set-up. 

Svar til Regelforum

Anbefalingerne til Det Centrale Virksomhedsregister (CVR) er opdelt på automatisering af CVR og adgang til en engelsksproglig udgave af CVR, herunder officiel myndighedsstempling.

CVR er statens stamregister med oplysninger om alle danske virksomheder. Data i CVR stammer fra virksomhedernes egne registreringer og indberetninger via Virk Indberet og oplysningerne i CVR afspejler selvbetjeningsløsningen og er således som udgangspunkt implementeret på dansk.

Anbefalingen om automatisering af CVR forstået som genanvendelse af eksisterende oplysninger er et område som ligger helt i tråd med fokusområde 2 i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi, hvor målsætningen er, at brugerne i færre tilfælde skal bruge tid på at indberette de samme oplysninger flere steder og indhente dokumentation for oplysninger, som allerede findes i offentlige registre. CVR er på en række områder indrettet til at efterleve denne tilgang fx fratræder en virksomheds ledelse automatisk hvis en virksomhed tvangsopløses. Anbefalingen om tilpasninger og automatisering på tværs af virksomheder og CVR-numre er derimod et område, som den nuværende indretning af CVR og tilhørende it-systemer ikke rummer mulighed for. Det vil kræve oplysninger om ejerkæder mv., hvilket ikke nødvendigvis er oplysninger, som Erhvervsstyrelsen på nuværende tidspunkt ligger inde med. Anbefalingens gennemførelse vil således kræve omfattende og ressourcekrævende tilretninger af Erhvervsstyrelsens it-systemer. 

I forhold til en engelsksproglig udgave af CVR er det på nuværende tidspunkt allerede muligt at vælge en engelsk udgave af dele af en virksomheds registrerede stamoplysninger i CVR, ligesom det er muligt at bestille dokumenter med officiel myndighedsstempling. En fuldstændig engelsk version af en virksomheds registrerede stamoplysninger i CVR vil både kræve, at samtlige generiske stamdata i CVR bliver oversat til engelsk, ligesom det vil kræve ændringer i forhold til de oplysninger som er individuelle for den enkelte virksomhed. 


De oplysninger i CVR, som er individuelle for den enkelte virksomhed og omfatter ustrukturerede fritekstfelter fx formål beror på den enkelte virksomheds indberetning, herunder virksomhedernes vedtægter. Muligheden for at tilgå en engelsksproget udgave af disse oplysninger via CVR, vil kræve, at virksomhederne får mulighed for at indberette disse oplysninger på engelsk via Erhvervsstyrelsens indberetningsløsning, ligesom deres vedtægter vil skulle indberettes på engelsk. Det vil således være op til den enkelte virksomhed at gøre brug af muligheden for at indrette oplysningerne på engelsk og dermed vil den engelske oversættelse af de individuelle stamoplysninger være virksomhedens ansvar. 

En gennemførelse af anbefalingen om forbedring af den engelsksproglige udgave af CVR, herunder officiel myndighedsstempling, vil kræve store ændringer i virksomhedernes indberetning og Erhvervsstyrelsens dertilhørende it-systemer. 

Erhvervsstyrelsen har til hensigt at gennemføre de foreslået forbedringer i deres helhed - på nær de individuelle ustrukturerede fritekstfelter jf. ovenstående svar.   

Gennemførelsen af anbefalingerne forudsætter dog at der tilvejebringes finansiering til de nødvendige systemtilpasninger. En afklaring af finansieringen forventes at foreligge inden udgangen af 2021. Regeringen vil besvare denne anbefaling, når der er taget stilling til eventuel finansiering heraf.