Baggrund og Problem
I dag lægges vejledninger på Erhvervsstyrelsens hjemmeside løbende mens de bliver udarbejdet. Det skaber nogle konkrete misforståelser hos de virksomheder, som ikke selv har en juridisk stab ansat., da det ikke står umiddelbart klart, hvornår en vejledning fremstår som færdig eller kan ændre sig.
Før i tiden var en vejledning et fast dokument, som ikke blev redigeret i. I dag er vejledningerne dynamiske og ændrer sig løbende og står ofte under drop down barres på erhvervsstyrelsens hjemmeside. Fx har vejledningerne i forbindelse med den nye bogføringslov ændret sig adskillige gange i takt med, at nye bekendtgørelser er kommet til.
Dette skaber udfordringer for virksomhederne, der ikke har jurister og akademikere ansat til at følge og overvåge lovgivningen.
Derfor skal det være tydeligere, hvornår virksomhederne skal orientere sig i nye vejledninger, og at der i udarbejdelsesprocessen er tale om vejledninger, der ikke er færdigarbejde.
Desuden mener vi, at der skal være faste kadencer for revision af vejledningerne, så de kan blive sendt ud med nyhedsbreve, når de er blevet ajourført.
Anbefaling
Regelforum anbefaler, at Erhvervsstyrelsen gør det tydeligt i deres vejledningsdokumenter, hvorvidt det kan forventes, at disse står til at blive opdateret inden for en kort tidsperiode. Derudover anbefales det også, at ændringer og opdateringer sker i faste kadencer, således at de kan annonceres i relevante nyhedsbreve fra Erhvervsstyrelsens side, og virksomheder ved hvornår de skal være se efter eventuelle ændringer.
Potentiale
Særligt potentiale for små- og mirkovirksomheder, som ikke har akademikere ansat til at overvåge lovgivning.
Relevant regulering
Der er blot tale om en praksisændring fra Erhvervsstyrelsen
Yderligere oplysninger
Regelforum har tidligere haft stillet anbefaling nr.129, om Erhvervsstyrelsen som en fast praksis lægger en kort forklaring af ændringer i vejledninger på hjemmesiden sammen med den vejledning. Regeringen valgte at følge denne.
Regeringens svar
Regelforum har anbefalet, at Erhvervsstyrelsen tydeligt markerer i deres vejledningsdokumenter, om disse forventes at blive opdateret inden for en kort tidsperiode. Derudover anbefales det, at ændringer og opdateringer sker i faste kadencer, så de kan annonceres i relevante nyhedsbreve fra Erhvervsstyrelsens side, og virksomheder ved, hvornår de skal holde øje med eventuelle ændringer.
Erhvervsstyrelsen anerkender behovet for, at virksomheder hurtigt kan blive informeret om nye opdateringer. Derfor har styrelsen i det forgangne år arbejdet på at udvide vejledningernes nuværende notifikationssystem, som orienterer abonnenter ved versionsopdateringer af vejledningerne. Det giver brugerne mulighed for at abonnere på opdateringer til specifikke vejledninger, der er relevante for deres forretning. Abonnenterne vil blive notificeret, når en vejledning er opdateret og offentliggjort. Selvom Erhvervsstyrelsen ikke kan sende advarsler om kommende ændringer, sikrer systemet, at abonnenterne straks informeres, når en vejledning er blevet opdateret.
Denne løsning vil give virksomhederne bedre mulighed for at holde sig opdateret med de seneste ændringer uden at skulle overvåge Erhvervs- styrelsens hjemmeside kontinuerligt. Ved at abonnere på opdateringer kan virksomhederne modtage notifikationer direkte i deres indbakke, hvilket vil hjælpe dem med hurtigt at tilpasse sig de nyeste vejledninger og sikre overensstemmelse med gældende lovgivning. Dette vil især være gavnligt for mindre virksomheder, som ofte ikke har ressourcerne til at følge med i alle lovændringer på egen hånd.
Erhvervsstyrelsen vurderer dog, at anbefalingen ikke kan følges, da styrelsen vægter det højere at oplyse brugerne i takt med ændringer af regler. Ændringer af regler følger en politisk proces og ikke en fast kadence. Det er derfor vanskeligt at forudsige, hvornår en vejledning vil blive ændret. Når nye love eller ændringer af reglerne vedtages, skal vejledningerne opdateres hurtigt for at sikre, at virksomhederne følger de nyeste og korrekte regler. Dette sikrer, at virksomhederne har adgang til de mest aktuelle og korrekte oplysninger. Af netop denne årsag er det også vigtigt at slå fast, at der i dag ikke er praksis for løbende at lægge vejledninger, som er under udarbejdelse, på Erhvervsstyrelsens hjemmeside, som det er nævnt i anbefalingens problemafsnit.
Anbefalingen lægger desuden vægt på, at vejledninger tydeligt angiver, om de står over for en opdatering inden for en kort tidsperiode. Det findes ikke hensigtsmæssigt at implementere denne praksis. Som nævnt er op- dateringerne i høj grad afhængige af, hvornår nye regler vedtages eller eksisterende ændres. Tidspunktet for disse lovændringer er ikke kontinuerlige, hvilket gør det vanskeligt at give en præcis tidsramme for, hvornår vejledninger vil blive opdateret. Processen kan variere betydeligt afhængigt af den specifikke lovgivning og den nødvendige bearbejdning af vejledningsmaterialet.
Angivelse af en forventet opdateringsdato kan skabe forvirring og frustration, hvis tidsfrister af forskellige årsager ændres. Desuden kan vejledninger ikke udgives før lovgivningen er offentliggjort eller trådt i kraft. Den begrænsede værdi af sådanne oplysninger opvejer derfor ikke de potentielle negative konsekvenser. Med det optimerede notifikationssystem kan det dog sires, at brugere tilmeldt systemet altid vil blive opdateret så snart en vejledning er blevet opdateret. Det udvidede notifikationssystem blev implementeret i Erhvervsstyrelsen ved udgangen af 2024.