Baggrund og Problem
Problem
Manglende digital understøttelse af ansøgningsprocessen er en udfordring for virksomhederne, fordi det begrænser dem i at følge med i sagerne. Det er en udfordring både i forhold til rekrutteringsprocessen, hvor der sidder en ny medarbejder i den anden ende, som ikke kan få svar på, hvor langt ansøgningen er, og det forlænger sagsbehandlingstiden, fordi virksomhed ikke med det samme kan se, om der f.eks. mangler oplysningerne i en sag.
Mange virksomheder oplever desuden, at der i perioder er lang kø for at komme igennem i call centeret, og det kan være svært for medarbejderen i callcentret at bevare virksomhedens spørgsmål. Det er en unødig administrativ byrde for virksomhederne og for SIRI, som skal afsætte mange medarbejderressourcer til at besvare spørgsmål, som virksomhederne selv kunne orientere sig i, såfremt ansøgningsprocessen var understøttet digitalt.
Endelig er det et problem for både virksomheder og styrelsen, at det i det eksisterende system er meget svært at ændre i ansøgningsskemaet, f.eks., når der kommer nye erhvervsordninger til eller ændres på regler eller praksis. F.eks. gik der to måneder, fra den supplerende beløbsordning trådte i kraft, til at ansøgningsskemaet var ændret. Udover det administrative bøvl for virksomheder og for SIRI, som følge af at ansøgningsskemaet ikke var tilpasse den nye ordning, så medførte det også, at flere sager ikke var tilstrækkeligt oplyste fra start, hvilket har forlænget sagsbehandlingstiden betydeligt.
Samlet set er den manglende digitale understøttelse med til at besværliggøre sagsbehandlingen for både virksomhederne og for SIRI. Derudover er det med til at forlænge den samlede sagsbehandlingstid.
Anbefaling
Anbefaling
EU- og Regelforum anbefaler, at der indføres et digitalt track and trace system i Styrelsen for International Rekruttering og Integration med henblik på en bedre digital understøttelse af sagsbehandlingen for opholds- og arbejdstilladelser.
Potentiale
En bedre digital understøttelse af ansøgninger til SIRI vil medføre store administrative besparelser hos virksomhederne, herunder færre omkostninger til medarbejdertimer samt færre udgifter til at eksterne rekrutteringsspecialister, fx relocationbureauer. Derudover vil det bidrage til en bedre rekrutteringsproces for de kommende medarbejdere, som afventer svar på deres ansøgning.
Det vil derudover frigøre betydelige ressourcer hos SIRI, som på sigt vil kunne medføre en reduktion af sagsbehandlingsgebyret, når der skal anvendes færre medarbejderressourcer i callcentret til bevarelse af skriftlige og telefoniske henvendelser og til lettere redigering af ansøgningsskemaer.