Nummer: 193

Indførelse af et Track and Trace-system til ansøgninger til Styrelsen for International Rekruttering og Integration

Når virksomhederne søger om en opholds- og arbejdstilladelse til deres internationale medarbejdere hos Styrelsen for Internationale Rekruttering og Integration (SIRI), foregår det i dag ved at virksomheden udfylder et ansøgningsskema online. Hvis virksomheden har behov for at følge med i hvor langt ansøgningen er, eller er i tvivl om der mangler oplysninger i en sag, så er virksomheden henvist til at ringe til SIRI’s callcenter, hvor der sidder medarbejdere klar til at besvare virksomhedernes spørgsmål, eller henvise til sagsbehandler der kan.

Det er en unødig administrativ byrde for både virksomheder og for styrelsen, som bruger mange medarbejderressourcer på at bemande et callcenter og på skriftlig kommunikation med virksomheden, fordi virksomhederne ikke selv kan tilgå et overblik over sagerne. Det er også et problem, at det er en meget omkostningsfyldt og langsommelig proces for styrelsen at ændre i det digitale ansøgningsskema. Det koster virksomhederne ressourcer, når sager ikke er tilstrækkeligt oplyst fra start, fordi ansøgningsskemaet ikke er tilpasset.

Dato:
21. marts 2024
Type af anbefaling:
National lovgivning
Tema:
Øvrige anbefalinger
Ansvarlig ministerium:
Udlændinge- og Integrationsministeriet
Status på anbefaling:
Behandles af regeringen

Problem

Manglende digital understøttelse af ansøgningsprocessen er en udfordring for virksomhederne, fordi det begrænser dem i at følge med i sagerne. Det er en udfordring både i forhold til rekrutteringsprocessen, hvor der sidder en ny medarbejder i den anden ende, som ikke kan få svar på, hvor langt ansøgningen er, og det forlænger sagsbehandlingstiden, fordi virksomhed ikke med det samme kan se, om der f.eks. mangler oplysningerne i en sag.

Mange virksomheder oplever desuden, at der i perioder er lang kø for at komme igennem i call centeret, og det kan være svært for medarbejderen i callcentret at bevare virksomhedens spørgsmål. Det er en unødig administrativ byrde for virksomhederne og for SIRI, som skal afsætte mange medarbejderressourcer til at besvare spørgsmål, som virksomhederne selv kunne orientere sig i, såfremt ansøgningsprocessen var understøttet digitalt.

Endelig er det et problem for både virksomheder og styrelsen, at det i det eksisterende system er meget svært at ændre i ansøgningsskemaet, f.eks., når der kommer nye erhvervsordninger til eller ændres på regler eller praksis. F.eks. gik der to måneder, fra den supplerende beløbsordning trådte i kraft, til at ansøgningsskemaet var ændret. Udover det administrative bøvl for virksomheder og for SIRI, som følge af at ansøgningsskemaet ikke var tilpasse den nye ordning, så medførte det også, at flere sager ikke var tilstrækkeligt oplyste fra start, hvilket har forlænget sagsbehandlingstiden betydeligt.

Samlet set er den manglende digitale understøttelse med til at besværliggøre sagsbehandlingen for både virksomhederne og for SIRI. Derudover er det med til at forlænge den samlede sagsbehandlingstid.

Anbefaling

EU- og Regelforum anbefaler, at der indføres et digitalt track and trace system i Styrelsen for International Rekruttering og Integration med henblik på en bedre digital understøttelse af sagsbehandlingen for opholds- og arbejdstilladelser.

Potentiale

En bedre digital understøttelse af ansøgninger til SIRI vil medføre store administrative besparelser hos virksomhederne, herunder færre omkostninger til medarbejdertimer samt færre udgifter til at eksterne rekrutteringsspecialister, fx relocationbureauer. Derudover vil det bidrage til en bedre rekrutteringsproces for de kommende medarbejdere, som afventer svar på deres ansøgning.

Det vil derudover frigøre betydelige ressourcer hos SIRI, som på sigt vil kunne medføre en reduktion af sagsbehandlingsgebyret, når der skal anvendes færre medarbejderressourcer i callcentret til bevarelse af skriftlige og telefoniske henvendelser og til lettere redigering af ansøgningsskemaer.