Indførelse af et Track and Trace-system til ansøgninger til Styrelsen for International Rekruttering og Integration

Problem

Manglende digital understøttelse af ansøgningsprocessen er en udfordring for virksomhederne, fordi det begrænser dem i at følge med i sagerne. Det er en udfordring både i forhold til rekrutteringsprocessen, hvor der sidder en ny medarbejder i den anden ende, som ikke kan få svar på, hvor langt ansøgningen er, og det forlænger sagsbehandlingstiden, fordi virksomhed ikke med det samme kan se, om der f.eks. mangler oplysningerne i en sag.

Mange virksomheder oplever desuden, at der i perioder er lang kø for at komme igennem i call centeret, og det kan være svært for medarbejderen i callcentret at bevare virksomhedens spørgsmål. Det er en unødig administrativ byrde for virksomhederne og for SIRI, som skal afsætte mange medarbejderressourcer til at besvare spørgsmål, som virksomhederne selv kunne orientere sig i, såfremt ansøgningsprocessen var understøttet digitalt.

Endelig er det et problem for både virksomheder og styrelsen, at det i det eksisterende system er meget svært at ændre i ansøgningsskemaet, f.eks., når der kommer nye erhvervsordninger til eller ændres på regler eller praksis. F.eks. gik der to måneder, fra den supplerende beløbsordning trådte i kraft, til at ansøgningsskemaet var ændret. Udover det administrative bøvl for virksomheder og for SIRI, som følge af at ansøgningsskemaet ikke var tilpasse den nye ordning, så medførte det også, at flere sager ikke var tilstrækkeligt oplyste fra start, hvilket har forlænget sagsbehandlingstiden betydeligt.

Samlet set er den manglende digitale understøttelse med til at besværliggøre sagsbehandlingen for både virksomhederne og for SIRI. Derudover er det med til at forlænge den samlede sagsbehandlingstid.

Potentiale

En bedre digital understøttelse af ansøgninger til SIRI vil medføre store administrative besparelser hos virksomhederne, herunder færre omkostninger til medarbejdertimer samt færre udgifter til at eksterne rekrutteringsspecialister, fx relocationbureauer. Derudover vil det bidrage til en bedre rekrutteringsproces for de kommende medarbejdere, som afventer svar på deres ansøgning.

Det vil derudover frigøre betydelige ressourcer hos SIRI, som på sigt vil kunne medføre en reduktion af sagsbehandlingsgebyret, når der skal anvendes færre medarbejderressourcer i callcentret til bevarelse af skriftlige og telefoniske henvendelser og til lettere redigering af ansøgningsskemaer.

Udlændinge- og Integrationsministeriet er som udgangspunkt enig i hensynet bag anbefalingen. Gennemførelsen af it-projekter mv. i Udlændinge- og Integrationsministeriets koncern er imidlertid p.t. præget af en stram prioritering på grund af den nuværende ressourcesituation. Det betyder, at der kun kan gennemføres projekter, der er lovbundne eller vedrører kritiske forhold for koncernen. Implementering af et track and trace-system vil være et omfattende it-projekt, og der er ikke tale om et kritisk forhold for koncernen. Det vurderes dertil umiddelbart ikke, at et sådan projekt vil have en positiv businesscase, da det forventede faglige udbytte og de forventede besparelser ikke vurderes at stå mål med det forventede væsentlige ressourceomfang forbundet med en implementering. Det bemærkes i den forbindelse, at en væsentlig del af sagerne på området afgøres inden for én måned. Forslaget vurderes bl.a. på den baggrund ikke at bidrage nævneværdigt til en byrdelettelse i sagsbehandlingen. Det ses på den baggrund ikke muligt på nuværende tidspunkt at afsætte de fornødne ressourcer til en gennemførelse af anbefalingen. Anbefalingen gennemføres således ikke.

I forhold til problemstillingen omkring opdatering af skabeloner for ansøgningsskemaer, der er nævnt som en af begrundelserne for anbefalingen, kan det dog bemærkes, at der p.t. arbejdes på at implementere en ny formularplatform i Udlændinge- og Integrationsministeriet, der vil understøtte en hurtigere og mere effektiv opdatering af digitale ansøgningsskemaer.