Det offentlige skal sende fakturaer og afregninger til private virksomheder digitalt via EAN

Problem

Det har siden 2004 været et krav, at man som leverandør til det offentlige, skal sende samtlige fakturaer og afregninger via EAN (Elektronisk fakturering). Dette har gjort, at danske virksomheder siden 2004 har strømlinet deres udsendelse af fakturaer og effektiviseret måden, som deres fakturaer behandles på. Indførelsen af elektronisk fakturering har, siden 2004 hvor loven blev indført, medført utrolige mængder sparet administrativ tid for det offentlige.

Men der er i dag ikke samme krav om det modsatte, dvs. at det offentlige skal sende fakturaer til private virksomheder elektronisk via EAN. Det fremgår at Bekendtgørelse om elektronisk afregning med offentlige myndigheder (2011), at offentlige myndigheder skal udarbejde og sende regninger elektronisk, men i bekendtgørelsen er der samtidigt en række undtagelsesmuligheder, som myndighederne ofte benytter.  Det betyder, at virksomheder i dag modtager fakturaer og afregninger fra det offentlige via elektronisk postkasse eller på papir. Behandlingen af disse via det nuværende system for afregning er tidskrævende for virksomhederne og indeholder risiko for manuelle tastefejl eller fejl i datakvaliteten i fakturaen. Dette medfører fejl i indberetningerne, øget omkostning til administration samt utilsigtet manglende regelefterlevelse for virksomhederne.  

Det vil være i naturlig forlængelse af de seneste ændringer af bogføringsloven, hvor der stilles krav om digitaliseringen af bogføringen og i den forbindelse et tilslutningskrav (ikke brugskrav) til Nemhandels infrastrukturen, hvis offentlige institutioner opfylder de samme krav, som de kræver af de danske virksomheder.

Potentiale

Arbejdsgangen i en virksomhed i dag for en afregning sendt via elektronisk postkasse er som følgende: 
1)    login på Virk.dk, 
2)    åben elektronisk postkasse, 
3)    åben brev fra offentlig myndighed, 
4)    download eller videresend PDF til pc eller e-mail i regnskabssystem
5)    manuel bogfør afregning i regnskabssystem.

(samlet tidsforbrug for en proces via elektronisk postkasse vurderes at være mellem 3 og 10 minutter

Hvis fakturaen sendes via EAN ser processen ud som følger:
6)    Næste faktura, 
7)    Godkend faktura/afregning, 
8)    Bogfør foreslået kontering i regnskabssystem

(samlet tidsforbrug for en proces via EAN vurderes til mellem 5 og 30 sekunder).

Foruden at understøtte alle danske virksomhedernes administrative processer er forslaget forbundet med væsentlige besparelser for især små og mellemstore virksomheder. For at beregne besparelserne af dette forslag mere præcist, kan man tage udgangspunkt i den undersøgelse, der blev lavet i forbindelse med forarbejdet til ændringen af bogføringsloven, med ajourføring til de aktuelle tal.

1. Hvor mange virksomheder har i dag mulighed for modtagelse af EAN fakturaer 
2. Hvor mange afregninger modtages der i dag til virksomheder, som har mulighed for at modtage EAN fakturaer. 
3. Hvor stort er tidsforbruget per afregning via EAN kontra via elektronisk postkasse/papir
4. hvor stort potentiale er der fremadrettet efterhånden som mange flere virksomheder får indført modtagelse af fakturaer via EAN

Forslagsstillers (NP-stål ApS) egne beregninger baseret på egen tidsforbrug viser følgende: 
-    Omkostning ved nuværende manuelle procedure: 1 afregning af refusion som er tilsendt i pdf, er i dag målt til 2 min og 38 sek. Faktuel kostpris (løn og tillæg) for dette stykke arbejde er således kr. 16,02 kr. for behandling af én faktura.

-    Omkostning ved elektronisk fakturering: Test med bogføring af 7 fakturaer viste at den første tog ca. 1 min og 12 sek. og 3 min og 6 sek. for alle 7. Samlet forbrug for de sidste 6 fakturaer svarer til en kostpris på kr. 1,65.

-    Besparelse ved elektronisk fakturering kan således beregnes til 16,02-1,65 = kr. 14,37 kr. pr. faktura, der modtages.

-    Population: På www.nemhandel.dk er det i dag offentliggjort, at der findes 67.633 registrerede modtagere i nethandels-registreret, som i 2023 modtog 31.790.000 dokumenter svarende til ca. 470 per modtager. Dette tal vil vokse i forbindelse med at kravene fra den nye bogføringslov tiltager. Der er således potentiale til, at ca. 427.000 virksomheder vil gøre brug af nemhandel, når bogføringsloven er fuldt indfaset. Det antages at de 427.000 virksomheder i lige så høj grad vil handle med det offentlige, som de 67.633, der allerede er registreret i dag, og derfor også vil modtage ca. 470 dokumenter per virksomhed.

Når man tager ovenstående tal ad notam, er der potentiale for et forslag, der estimeres at kunne give følgende årlige besparelse for dansk erhvervsliv:  

360.000 virksomheder (427.000-67.000) x 169.000.000 fakturaer (470 fakturaer for 360.000 virksomheder) x 14,37 kr. (besparelsen pr. faktura) = DKK 2.431.404.000

Relevant regulering

• Bekendtgørelse om elektronisk afregning med offentlige myndigheder BEK nr 206 af 11/03/2011 Lov om bogføring LOV nr 700 af 24/05/2022 
• Bekendtgørelse vedrørende pligt til digital bogføring BEK nr 1342 af 24/11/2023 Lov om offentlige betalinger LBK nr 494 af 04/05/2023